三、
信息系统日益重要 随着信息技术日益广泛地被应用于政府和
企业危机管理,良好的管理信息系统对企业危机管理的作用也日益明显。
信息系统作为预警机制的重要工具,能帮助在苗头出现早期及时识别和发现危机,并快速果断地进行处理,从而防患于未然。在危机处理时信息系统有助于有效诊断危机原因、及时汇总和传达相关信息,并有助于企业各部门统一口径,协调作业。
以美国为例,良好的信息系统为美国有效控制SARS立下汗马功劳。今
年3月初,世界卫生组织首次发布非典警报后,美国疾病控制和预防中心利用其信息系统在美国各政府部门、各级地方卫生机构、以及世界卫生组织等国际机构间实现即时信息传递、收集和处理,快速完成对疫情的全面评估,并快速提供给国家领导人作为决策依据。美国还利用信息系统将药品制造、运输、销售和医院相联,从而保证了医药供应链的畅通,在最短时间之内将药品送到病人手中。
良好的畅通的信息系统可以帮助政府做出正确的决策,避免猜测和谣言带来的社会不稳定,保证关键物资的充足供应,从而最大程度地减少危机造成的危害。
以鞋业巨头耐克为例,其90%的鞋在亚洲生产,而其中38%在中国制造。在SARS疫情加重、到中国的旅行受到限制之时,耐克的生产工厂却基本没受影响,因为耐克通过现代化的通信设施实施遥控式管理。总部的设计师采用计算机辅助设计软件开发新鞋样,通过网络将之传给亚洲的加工厂,或通过快递公司把鞋样发给生产商。同时,耐克总部的设计师、检测师与大洋彼岸的加工商可以通过可识电话能进行直接的交流,以保证生产出的产品式样和质量满足设计要求。
类似地,由于SARS原因导致商务旅行受到限制,而很多具备良好信息系统的企业可以通过因特网、
企业危机管理信息系统和可视电话等实现远程办公、远程客户服务和客户访问,从而将SARS的负面影响降低到最低限度。从这个角度来看,本次“非典”灾难将推动我国企业信息化、电子商务和电子政务的发展。
某国际大型轮胎公司的危机处理计划 1.建立危机处理指挥中心 ·建立指挥中心的组织机构,安排人员及确定职责,立即展开工作
·招募必要的专业顾问,例如法律顾问、公关顾问、管理顾问、财务顾问等
·对危机发展的可能情形进行预测,计划并制定相应对策
·指挥各相关业务部门展开危机处理:生产计划、财务、销售与市场、制造、采购与后勤、法律、人事等
·指挥公共关系和企来形象管理工作
2.制定全面的沟通计划并立即执行,沟通的领域包括:
·媒体沟通(媒体关系管理、新闻发布渠道、新闻材料准备、信息收广集与跟踪等)
·政府沟通(联邦政府运输部、联邦议会、各州政府、消费者保护机构、国际相关机构等)
·员工沟通/工会沟通
·投资者/股民沟通·业务伙伴沟通(供应商、汽车制造商、贷款银行、运输商、经销商等)
·法律事务沟通
3.保证来务运营的连续性,及时展开灾难恢复工作 ·战略规划与预测:历史数据已经无法用于业务预测,需要调整企业计划
·预算:过去的预算制定方法与结果都需要调整
·生产计划:危机时生产本系的灵活性成为关键,不再追求设备利用率
·库存调整:需要快速处理当前的大量库存以保障生产资金
·绩效管理体系需要调整,成本控制暂时让位于按时供货
4.风险管理:发现可能的风险并制定相应政策及时处理 ·政府与监管方面的风险
·债务和欺诈风险·媒体和公共形象风险
·各种来务风险(财务、广告、制造、供应链等)
5.关于问题轮胎召回方面的后勤处理 ·发现并确认有问题的轮胎
·退货与替换
·回收轮胎的销毁处理
·发货与运输·财务处理
·发现并避免欺诈