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存货的控制关键点

2011-02-04 15:10:13 来源:风控网 浏览:1183

(六)财务会计信息系统关键控制点
    财务会计信息系统是反映存货经营活动信息的综合系统,具有数据含量大、内容丰富和处理方法复杂的特点,会计系统的信息是企业利益相关者了解企业经营状况的主要途径,把握住关键的控制环节能够有效提高财务信息的有用性和真实性、这也是内部控制的重要目标。
财务会计信息系统的关键控制点主要和财务工作的业务程序有关,重要的控制环节有:
   1.授权审批环节
   对存货资产实行严格的限制接近控制措施,各部门的业务经办人员办理存货业务时都要得到本部门主管和存货管理部门的授权批准;使用存货业多活申的有关财务记录需要向财务部门主管申请,外借存货的财务资料要明确责任,出现问题时能够找到责任人;存货入库成本、储存成本计算方法、存货发出成本甲计算方法的确定需要得到财务部门主管和财务总监的审批;财务人员在存货盘点过程中发现的问题以及存货盘盈或盘亏的处理要得到主管部门的授权审批。
    2.审核或复核控制环节
财务人员要将存货会计核算的有关凭证单据,特别是原始凭证,在进行账务处理之前:,传递到财务主管部门进行复核,同时财务主管要在存货的有关于年卡签章以示审核,最后才能作为会计核算的依据;审核的重点是存货业务活动单据的真实性,存货业务记录的格式、内容是否完整;另外,还有一项重要的审核工作就是对存货业务活动的资金管理凭证进行控制,无论采取何种方式取得存货,企业都会支付或多或少的费用,财务部门一方面要进行资金收付的管理,另一方面还要对存货业务活动的资金收付情况进行会计核算,对于存货业务活动中产生的结算单据,出纳、会计人员应该在编制记账凭证之前传递给财务主管,财务主管要复核存货业务活动资金收付的合法性并签章,然后再返回给基层的会计人员进行必要的会计处理。
    3.账簿记录控制环节
企业存货的种类繁多,而且存货业务会经常发生,所以企业的财务部门对存货的经营活动进行账簿记录,主要包括存货总账和明细账。总账是反映存货经济业务总额和总体情况的簿记资料,总账记录的关键控制点有:存货主管会计人员应该在期末(月末、半年末和年末)根据仓库和生产、采购部门提供的存货业务资料编制《存货业务金额、数量汇总表》,在表中要反映企业存货总额信息,同时还要对存货进行分类以反映有关的存货构成信息;总账会计按照收集的存货汇总资料和原始凭证登记存货总账,总账会计不得负责明细账的登记业务;总账的建账、结账都要规范和及时,内部审计部门要定期评价企业财务会计系统控制的有效性。明细账反映的是存货业务活动的具体情况和详细信息,主要描述大类存货的小类信息,明细账记录的关键控制点主要有:存货主管会计应该根据来自于其他业务部门的存货单据和信息,对各项存货进行分类、汇总,编制存货业务明细表格,为登记日记账或明细账作准备;明细账会计按照有关的原始凭证、单据和存货业务明细表登记存货明细账;明细账会计不得负责总账的登记工作;明细账的内容至少要包括各类存货的数量、历史成本、结存情况、发出数量和金额,对于细分类别较多的存货可以将性质相同的存货品种归为一类,而一般情况下至少要在存货类别中设置两个层次的明细。
    4.账簿核对控制环节
   账簿核对是根据财务会计公式的平衡以及财务数据之间的对应关系,以有关的账簿、单据、报表为工具进行的监督工作。账簿核对是会计信息系统内部进行稽核监督工作的构成部分之一,通过账簿之间的核对实现控制目标。存货的账簿核对主要的内容有,存货记录明细账与总账的核对、存货业务活动的单据与存货总账和明细账的核对、存货仓库财务记录与财务部门存货账簿的核对、企业各部门存货使用情况记录与财务部门有关账簿的核对。
总账会计和明细账会计应该定期或不定期核对存货总账和明细账的记录,使用汇总或者采用审计方法将两者的结果相对比,检查存货业务活动会计核算是否存在错误,对于重大的差错,要查明原因,如果证明存在舞弊行为需要向财务部门主管报告。
    存货业务活动的单据各部门都要保留,这些是形成会计信息的基础,尽管账簿在记录之前经过了复核,但是对于重要的存货业务活动仍然需要抽取一部分单据与存货的有关会计账簿进行核对,最大限度地减小存货业务的记录错误风险。
    为了方便管理,大部分企业都在存货仓库管理部门设置本部门的财务人员,负责记录有关的存货财务信息和核算存货保管成本,他们的工作虽然没有财务部门会计的工作重要,但是两者的记录与核算存在着数量上的关联性,通过两者的核对一方面能够减少财务部门稽核人员的工作量,另一方面两者合作能够提高企业存货成本管理的效益。
存货的使用范围遍布企业的各个部门,所以各部门在使用存货的过程中都会记录有关的存货信息以方便管理需要,这些单据和记录资料往往与存货收入或发出的成本、数量有勾稽关系,两者的核对可以检查存货使用的情况和存货业务活动记录的准确性,同时还能够满足财务预算和生产计划考核的需要。

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