存货的控制关键点

2011-02-04 15:10:13 来源：风控网 浏览：1182次

(三)存货业务的单证控制点
    企业的任何业务活动都会反映在有关的凭证和票据上，存货业务也不例外，只有把握住存货单证控制环节才能够了解整个存货业务活动的轨迹，可以有效降低存货经营活动风险。存货单证控制由企业的生产、财务、采购、销售和仓库等部门共同完成，前文已经表述了有关的控制内容，以下主要按照部门来列举应该重点控制的关键凭证、单据和其他资料o
    1．生产部门控制的关键单据和资料
如果企业的存货是由自产方式取得，则生产部门要保留和记录有关存货的生产成本、费用和税金等信息，主要的单据有：存货生产领料单、存货生产费用计算表、存货自产资金支付单据等。生产部门使用存货时，也要保留存货出库成本分摊表、存货出库单等。如果生产部门将自产或领用的存货对外销售、分配给职工和股东，还应该记录有关的销售或发出票据，以备有关部门检查。
    2．采购部门控制的关键单据和资料
    企业的大部分存货都是由外部购买取得的，采购部门是企业中距离市场最近的部门，也掌握了最多的存货购买凭证和结算票据，这些票据都是进行财务核算和存货管理的重要信息，对于采购部门来说，主要的控制单据有：存货采购预算单、存货购买结算凭证、存货采购计划表、有关采购过程中发生的其他采购税金和费用、存货采购实际成本和预算成本的差异分析资料，还有当某些存货出现供应不足时各个业务部门提供的存货需求信息资料。
    3．仓库部门控制的关键单据和资料
    仓库管理部门控制的单据主要是存货保管凭证和记录资料，在此将前面已经提到的一些单据进行总结：存货的出库单和入库单、进出仓库人员情况的记录和签章表、存货分类表、存货存放情况登记表、存货保管成本的记录单、仓库管理人员的责任制度资料、各部门存货使用情况统计表、存货保管对企业经营活动影响的分析材料等。
    4．财务部门控制的关键单据和资料
财务部门要将企业有关存货进出企业、使用的所有信息都反映在财务信息中，所以无论是传统的手工记账还是会计电算化系统都要搜集和处理大量的单据和价格、价值、资金结算资料。
财务部门首先应该控制的单据和材料就是从生产、销售、采购、仓库等业务部门按照作业流程传递过来的单据，这些单据和资料是一些“感性情息”，是各业务部门根据自身需要传递或编制的格式化信息，财务部门还要经过自身的专业分析，才能使这些信息转变成为“理性信息”。
    从财务会计信息系统的角度来看，财务部门要控制的主要存货单据、资料有：存货成本核算用到的有关凭证、存货采购的计算单据、存货生产的成本费用资料、存货预算管理计算表单、存货采购经济批量计算单、存货使用的经济效益分析资料、其他记录存货会计信息所需要的原始凭证。

(四)存货管理权责控制点
    合理划分存货管理的权责也是重要的控制环节，内部控制目标包括了贯彻企业既定的管理方针、政策，这个目标的实现主要是通过权责的分配和人员、业务管理来完成。这里所指的存货管理权限主要是从公司治理结构的角度来看，如何在存货管理上实现权利、义务的协调和统一。按照出资者财务论的观点，企业的所有者是存货的终极所有者，所以企业的所有者拥有最高的处置权和控制权，有权对重大的存货业务活动进行审核和监督。在两权分离的基础上，企业的经营者拥有存货业务活动的主要决策权，在取得股东大会和董事会的认可时对存货的投资、使用做出决策。企业的生产、财务、仓库、采购、销售等部门是基层的经营者，或者说是执行者，即负责按照经理层的决策执行具体的业务活动。
    通过上述的简单分析，可以看出存货管理权限从大的方面划分为三个主要的层次，这三个层次各有自己的关键控制点，以下依次阐述。
    1．所有者层次的权限控制点
    企业应该根据自身的特点确定所有者控制存货的数量界限，只要存货业务活动涉及的存货数量超出了这个界限，就必须通过股东大会表决；对于存货作用较大的企业，可以在董事会的专门委员会下设存货管理部，由专业人员和所有者代表共同构成；股东大会要保留存货业务活动的最终审批权和应有的监督权。
    2．经营者层次的权限控制点
    经营者层次存货管理权限的划分原则是保证存货业务的经营效益最大化，使所有者和经营者目标一致。主要的控制点有：总经理拥有的存货业务活动权限要处于所有者控制权限之下，要合理确定具体的存货数量限额；在具体权利的划分上要体邵制衡的原则，即总经理、董事会、监事会在存货业务活动中形成并保持相互监督、牵制的状态；对存货管理制定有效的激励和约束机制，以实现控制的最佳效果；存货管理权限的划分要形成制度，主要是约束执行者的行为，应该由经营层制定。
    3．执行者层次的权限控制点
执行者层次是距离存货最近的管理层，为了充分发挥执行层的积极性和利用他们拥有的信息优势，企业需要将一部分资产经营权划分给执行部门和人员，存货管理也是一样，这就是存货管理权限控制。主要的控制点有：执行层进行存货业务活动之前应该得到经营层的批准，经营者要为执行层设定具体的存货业务活动数额，超出限额的存货业务活动需要向经营者提出申请；执行层主要由业务部门构成，企业应该制定存货业务活动的规范流程，具体划分各业务部门所进行的主要工作和职责，构建高效的业务流程体系；各个业务部门的主管人员还应该根据本部门业务活动的特点和方式，将执行层的任务继续向下分配，形成权责配置体系。

(五)存货监督稽核关键控制点
    存货监督稽核主要是指，对存货业务活动的作业流程和业务人员的行为进行监控，同时还要对存货实物资产与有关的文件记录相核对，通过上述两类控制措施实现存货资产的安全和防止存货业务活动申的舞弊、错误出现。
    存货业务活动的监控可以分为两种类型，一是存货业务活动的监督，另外还有存货业务活动的稽核。存货业务活动监督的关键控制点主要有：对于存货业务活动，企业主管部门应该制定职责分配制度，通过分离不相容职务达到人员之间制衡的目的；存货业务活动的文件资料要由专人妥善保管，并做好重要文件的备份工作，防止重要数据的丢失；存货进入企业后的控制点是监督存货的验收和入库，存货使用过程的控制点是存货出库审批材料的查看、存货出库和存货成本信息记录，存货退出企业的控制点是计提存货跌价准备、存货期末计价控制；对库存存货进行资产清点也是重要的监督工作，财务、仓库部门要根据企业有关的规定核对存货的数量、规格等信息，编制《存货盘点表》。
    存货业务活动稽核的关键控制点主要有：存货进入企业时，要核对采购计划是否和实际采购情况相符合、实际购买成本与购买预算相核对，以其他方式获得的存货，主要核对有关存货所有权资料和业务单据是否与存货的实际情况相符；存货使用过程中，仓库人员要核对批准的存货使用量、品种是否与出库单的内容一致，还要核对存货需求计划与实际领用存货的内容；存货不再使用退出企业时，财务人员要核对存货市价资料和历史成本信息，检查存货跌价准备计提的合理性，要核对存货残料的价值信息与结算单据的一致性，对存货退出企业的业务活动进行资金稽核管理。

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