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存货内部控制的要点和方法

2011-01-06 16:12:40 来源:风控网 浏览:1543
  内部控制的有效性,即所有控制目标均已达到,没有过多或不必要的控制点。存货内部控制涉及的部门较多,一般会涉及到计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门,所以其控制点也多,主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。根据存货的业务流程,可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面,其中采购和领用两个方面是重点。建立完善的存货内部控制应重点抓好存货的计价的合理性、对存货的保管和定期核对。
  (一)权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理。
  企业应建立存货业务的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限、确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
  存货的采购、领用要经过适当的审查批准,存货保管人员与记录人员职务相分离。
  (二)存货的收入、保管、发出和盘存控制流程应当清晰严密,存货管理原则及程序应当明确规范。
  存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰,对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调节、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定。
  存货收入、发出更频繁,流动性更强(除了停产、滞销等情况),种类更繁多,核算更复杂,但是无论收入量有多大,流入、流出有多快,种类如何成千上万,存货总能有“据”可查。这个“据”,就是入库单、退库单、领料单、发货单、出库单,销售凭证等各种单证。单位有关部门,尤其是仓储、保管部门只要紧紧盯住这些单证的来龙去脉,就不怕存货有所闪失。同时,单位所有的存货都要按品种、规格、型号等建立库存实物明细卡片,妥善保管。要定期对存货的收、发、存数量和金额进行动态核算,确保账实相符。
  1.存货请购依据应当充分适当,请购事项和审批程序应当明确。
  2.在验收控制的环节上,企业应当对入库存货进行质量检查与验收,保证存货符合采购要求。
  外购存货入库前一般应经过以下验收程序:
  (1)检查订货合同、入库通知单、供货企业提供的材料证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验货物之间是否相符;
  (2)对拟入库存货的交货期进行检验,确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致;
  (3)对待验货物进行数量复核和质量检验,必要时可聘请外部专家协助进行;
  (4)对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续,对经验收不符合要求的货物,应及时办理退货或索赔;
  (5)对不经仓储直接投入生产或使用的存货,应当采取适当的方法进行检验。
  3.在保管控制环节上,企业应当建立存货保管制度,加强存货的日常保管工作。
  (1)因业务需要分设仓库的情形,应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。
  (2)应当按仓储物资所要求的储存条件贮存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施;
  (3)贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储,应当实行严格审批制度。
  (4)对存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,严格限制其他无关人员接触存货,入库存货应及时记入收发存货登记簿或存货卡片,并详细标明存放地点。
  4.在存货记录的环节上,存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账,详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容,并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录,应当经有效授权批准。
  对于已售商品退货的入库,仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续,经批准后,对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,妥善处理;对于劣质产品,可以选择修复、报废等措施。
  5.在存货盘点的环节上,仓储部门应当定期对存货进行检查,确保及时发现存货损坏、变质等情况。企业应重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制,防止浪费、被盗和流失。
  存货盘点及处理的内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表,对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
  6.存货的保全控制
  财产保全控制是指单位必须限制未经授权的人员对财产的直接接触,要采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。财产保全的控制方法主要是财产保险。财产保险是以单位财产,包括动产、不动产等各种物质财富以及它们的利益作为保险对象。保险人对被保险人所遭受的各种自然灾害或外事物所造成的财产及其利益的损失,负责赔偿。
  (三)存货的发出
  1.存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。领用的材料应有工艺部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料等,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。
  2.存货发出内部控制。应保证存货领用无误,手续齐全。仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字或盖章。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。
  3.存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实,领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台账;财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,分类制证,登记有关账务。
  4.存货领用内部稽核。应保证存货安全,记录正确。由内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货台帐,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。
  (四)存货计价的合理性
  存货的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。企业应当根据存货的特点及企业内部存货流转的管理方式,确定存货计价方法,防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。计价方法一经确定,未经批准,不得随意变更。
  仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析,确定是否需要计提存货跌价准备。经相关部门审批后,方可进行会计处理,并附有关书面记录材料。
  存货核算内部控制,是确保存货计价准确性的重要控制点,应通过采购部门和财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。采购部门和库房保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,库房应登记材料卡片,采购部门登记既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货账薄及有关账薄,月末与采购部门和库房管理部门进行核对。
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