固定资产业务活动的关键控制点

    固定资产相对于存货而言具有很多不同的性质，例如使用寿命长，单位价值高和计提折旧等，这就决定了固定资产的控制的关键点与存货控制有所差别。与考察存货的关键控制点类似，固定资产的关键控制点也体现在其业务流程中。主要包括固定资产进入企业时的控制、固定资产使用过程中的控制和固定资产退出企业时的控制三大控制关键点，在这三个大的控制点中又可以划分出更加细化的关键控制点，以下依次叙述。
    (一)固定资产进入企业时的关键控制点
    固定资产进入企业的方式有很多种，企业取得固定资产的方式和渠道不同，则业务的关键控制点就不同，主要原因就是不同取得方式具有不同的业务流程或程序。
    1．购买方式取得固定资产的关键控制点
一般来说，购买方式是企业取得固定资产最常用的途径，从固定资产业务活动实务来看，主要的控制点有：固定资产购买是重大的投资事项，首先要确定固定资产购买决策的制定权、执行权和审批权的归属，即所有者拥有审批监督权、经营者拥有决策权、基层管理者负责执行工作；生产、采购等业务部门编制固定资产购买计划，向高层管理部门提出购买申请，此处要把好授权审批关，防止乱投资；财务部门把握好固定资产购买预算控制点，而且要将预算方案提交给财务总监审核，另外，财务部门还要控制预算执行考核点以及购买资金的监控点；在经过了全部的采购批准程序后，采购部门在实施采购过程中还要控制好人员制衡和权责配置点，即要合理分配资金使用权、业务记录权和实施购买权，防止舞弊的发生；仓库管理部门要控制好固定资产验收入库点，并对仓库管理人员进行合理分工；记录控制点也是重要的关键控制环节，记录控制不是由企业的某个部门单独完成，而是由企业的各个业务部门共同完成，主要是生产、采购和财务三大部门；生产技术部门还要控制好固定资产的测试点’，因为很多固定资产都是由专业人员使用，在入库之前对固定资产的性能和使用状况进行测试可以保证购进固定资产的质量。
    2．自己生产或委托加工固定资产的关键控制点
企业自己生产或委托加工固定资产时主要应该把握住生产计划控制点、生产成本控制点、固定资产质量控制点和资金控制点。生产计划控制点是指生产固定资产之前要做好固定资产需求计划和生产计划，即首先要有固定资产的需求，保证生产的产品有用，其次要实现固定资产生产投资的计划性。生产计划控制点主要有：固定资产生产计划的制定和审批；固定资产生产计划的修正和调整；固定资产生产计划实施的权责划分。生产成本控制点是指企业在生产固定资产时要遵循经济性原则，争取固定资产生产成本最小化，经济效益最大化。生产成本控制点主要有：自产固定资产的材料、费用控制，委托加工固定资产生产商选择的成本考虑；对固定资产所需原材料的市场价格进行调查，财务部门应该对整个生产或委托加工的方案进行可行性、经济效益分析；对固定资产投保是降低固定资产使用成本的重要手段，财务和生产部门应该做好固定资产的保险工作。固定资产质量控制是指，企业应该对自产或委托加工的固定资产的质量进行监督，通过监控生产材料的质量、固定资产的试运行检测和监督加工方的生产过程实现质量控制。固定资产质量控制的关键点有：生产材料的质量控制；加工方生产技术条件的考察，并定期查看固定资产的生产状况和监督固定资产的生产过程；固定资产生产完毕时检查实物状态与生产计划或委托加工合同的一致性；固定资产试运行检测。
    3．其他方式取得固定资产的关键控制点
    捐赠取得的固定资产，企业主要应该控制好以下关键环节：捐赠得到的固定资产历史成本的确定，要选择合适的标准，财务部门应该保留好有关的捐赠单据，以此作为定价的参考；捐赠固定资产所有权证明要永久保留。
融资(经营)租入的固定资产，控制的关键环节有：每期租金的计算和支付环节，租赁合同的签订环节，要明确承租人和出租人的权利义务，对于固定资产的状态也要在合同或协议中列示；选择优先购买权的决策控制环节。
    对于以上述之外的方式取得的固定资产，企业应该参照其他方式的关键控制点确定，一般来说，主要应该控制记录、权利义务划分、资金结算和授权审批几个关键环节。

    (二)固定资产使用过程中的关键控制点
    固定资产使用的控制较为复杂，因为某项固定资产可能会在企业的各个业务部门使用，这样就形成了管理上的交叉，增加了控制的难度，固定资产使用的关键控制点主要有：授权审批环节、生产计划和预算环节、会计系统控制环节、固定资产仓库管理、记录控制环节和固定资产性能维护环节。
    1．授权审批关键控制点
固定资产在使用过程中面临着丢失和损坏的风险，所以各部门在使用固定资产之前要得到本部门主管、仓库管理人员和其他有关部门的授权或审批，具体来说包括限制接近控制点、出入仓库登记责任制和固定资产使用协议三项内容。限制接近控制点主要是对接近固定资产实物和固定资产重要记录的人员进行限制。出入仓库登记责任制控制点主要规范各个部门经办人员的行为，无论是何种目的，只要进入仓库就需要进行登记，并且在进入仓库的时间内对固定资产出现的问题承担连带责任，在出库时同样需要登记离开时间，这样就能够迅速查啤出现的问题。固定资产使用协议是为了明确固定资产使用的权利责任而由各部门经办人员签订的企业内部协议，对外不具有法律效力，该协议应该包括以下主要内容，首先是固定资产的转移方向和起止部门，其次是说明所需要固定资产的数量、规格和状态，最后要确定使用部门在使用期间的责任和义务。
    2．生产计划和预算关键控制点
固定资产使用建立在有关生产计划和使用计划之上，同时建立固定资产的使用预算机制可以提高固定资产使用的效率。固定资产生产计划控制的要点看：石库管理人员应该对比固定资产使用申请和生产计划的一致性，将有限的固定资产资源分配给生产任务相对较重的部门或车间；要随着企业经营活动的变化调整有关的生产计划，保证固定资产使用的灵活性。固定资产使用预算的控制要点是：主管部门应结合企业的生产计划和固定资产状况编制《固定资产使用预算表》；由主管部门将预算分配给各层级管理部门和人员，并明确规定预算执行的责任和考核标准；随着企业经营活动形势的变化，适时调整固定资产的使用预算，防止产能的浪费、闲置和过度使用。
    3．固定资产仓库管理控制点
    仓库管理的重要性在于，企业的大部分固定资产都存放在仓库中，固定资产的使用过程伴随着固定资产的出、入库，固定资产使用的仓库管理控制不同于固定资产进入企业时的人库管理控制，而是更倾向于出库管理，同时也进行固定资产使用完毕的入库管理。
    固定资产使用的仓库管理控制关键点有：首先是授权批准控制点，即各个业务部门应该在获得使用固定资产的授权材料后，向仓库管理人员提出固定资产转移申请，之后才能进行有关的固定资产出库业务；仓库管理人员还要把握好核对环节，即将准备出库的固定资产和审批材料中的数量、规格、使用单位等内容进行核对，防止出现错误；其次是固定资产出库登记制度，即每一项固定资产的出库业务都要登记使用部门名称、固定资产转移时间等内容，同时还要和有关的记录控制点相结合；最后就是仓库管理的监控环节，即仓库管理人员要定期检查转移使用中的固定资产的状况，防止出现末受到审批的使用或者不规范的使用。
  　4．记录控制关键环节
固定资产的使用过程是企业生产资料价值转移的过程，其中有些是无形的过程，无法通过记录控制，例如生产管理人员的责任心、积极性无法量化，而大部分使用过程是能够通过记录的方式实现控制的目的。固定资产使用情况的记录是企业整个内部控制记录系统中的一个组成部分，而且应该明确的是，只要关注固定资产使用的关键记录点就可以达到全面控制的目的。
固定资产使用情况记录的关键控制点有：固定资产使用部门的信息记录；固定资产出库责任人的记录，包括使用部门的责任人和仓库管理责任人；仓库管理部门检查固定资产使用情况结果的记录和有关固定资产使用协议的记录；固定资产使用完毕后，使用部门和仓库部门交接固定资产的有关记录，以及固定资产转移入库的记录和责任人交接记录。