固定资产控制

    固定资产控制的内容与其业务流程紧密相关，固定资产的业务流程可划分为购人、使用和处置三个阶段，每个阶段都有更细化的业务活动，这些活动决定了固定资产控制的主要内容。
从形式上来看，有以下内容：固定资产预算控制、固定资产增加控制、固定资产的使用和转移控制、维护费用控制、固定资产的盘点控制和报废控制。固定资产的控制内容决定于固定资产的业务流程，因此有必要了解固定资产的主要流程。

(一)固定资产增加的控制内容
    1．预算控制
    无论是自己生产还是购入固定资产，企业都会投入大量的资源，如果固定资产增加之后不能给企业带来经济效益，就会形成投资风险，因此企业必须对固定资产的增加进行预算管理。
    企业生产部门应该根据实际生产情况编制固定资产需求报告，这是预算的初步控制，在此过程中应该注意的问题是：需求计划应该符合企业的总体战略，而目，要与企业的资本预算计划相匹配。
    企业的财务、采购等管理部门以及高层管理者要对固定资产的需求计划进行复核，提出修改意见，一方面关注企业是否需要以及具体需要量，另一方面对固定资产增加的财务可行性进行考察，保证投资资金的效率和控制投资风险。
正式预算方案的编制由生产部门协同财务部门完成，主要的内容有：根据产品销售计划确定固定资产的需求量以及迫切程度；确定购买或生产固定资产的资金来源，是利用企业留存还是贷款融资，或者权益融资，并计算各种融资方式的资本成本，然后与未来现金流量的折现值对比，采用专业方法进行财务分析；如果是外部购买还应该确定生产商的选择，主要是固定资产购买价格的确定，一般可以采取竞标的方式，这样可以通过市场竞争方式降低购买成本；对采购部门的费用进行预算，确定资金的使用责任，防止舞弊的发生。
预算方案形成之后，要经过最高管理层的审批通过，所有的审核程序都要记录并保留备查。高层管理人员主要考察预算方案与企业总体战略的协调性，以及对资本、资产结构的影响，审核通过后由财务部门监督预算的执行和资金的使用。
例如，秦池酒业曾经是我国著名的酒类生产企业，在品牌经济的大潮中，秦池投入了大量的广告费用，取得了较好的效果；企业的订单不断，需求量急剧膨胀，企业的生产能力、对产品的控制能力和管理能力都渐渐无法适应经营变化的需要，于是秦池开始投入大量资金购买一些不正规的小酒厂和作坊，导致了企业产品形象的损坏，最终使企业走上了不归路。
    从内部会计控制的设计角度来看，秦池对固定资产的投资缺乏计划性，所以就不可能适应需求的大量增长，导致生产能力严重不足，此后又缺乏对固定资产质量的控制，收购生产条件较差的小酒厂，导致了最后的失败。企业对固定资产的内部会计控制不仅要关注固定资产投资本身，还要结合企业的其他经营活动制定固定资产的投资预算。
    2．各种增加方式的控制内容
    企业固定资产的增加方式有很多，主要包括外部购进、自己生产、捐赠收入和融资租入等，不同的增加方式有不同的控制方式。
    (1)外购的固定资产。主要是购买资金的使用控制，应该成立专门的项目小组，必要的情况下可以聘请中介组织把关，企业的财务部门要配备专人监控采购资金的使用情况，及时收回购买结算凭证。
    (2)自产的固定资产。企业自己生产固定资产具有很多优势，例如更能适应企业的需要、更具有实用性。主要的控制内容有：生产部门的研发人员提出设计方案，坚持的原则是提高产品生产效率，设计方案的形成和实施是漫长的过程，最终需要由高级管理人员批准；采购部门应该确定合理的采购程序和议价策略，确定最合适的材料生产商；生产与财务部门合作进行固定资产的生产成本核算，并定期与预算标准比较，超预算的成本支出需要提出申请，经主管部门批准后才能实施；设计出有效的管理和监督制度，通过人员和部门的制衡降低管理风险，通过业绩考核方式实施激励和约束。
    (3)融资租赁取得的固定资产。企业采取融资租赁固定资产时，多数情况是由于资金不足或者借入资金成本较高。具体的控制内容包括：确定是采取经营租赁还是融资租赁的方式，主要是比较不同方式的成本；租赁合同在签订之前应该得到主管人员的审批，具体的细节由财务部门控制，根据会计制度、准则的规定计算租赁资产的成本和收益，并进行会计核算；在得到批准后，具体办理人员和供货商签订正式的租赁合同，形成租赁事实，未经过批准不得随意改变；固定资产租赁期限内和期满后，企业的相关部门要始终关注合同的履行情况，最后还要决定是否在期满后购买资产。
  　3．进入企业后的控制
  　验收、财产保险、入库管理等内容是固定资产增加控制的最后环节，对于需要安装的固定资产在完成安装后才能进入企业，具体的控制内容如下。
    (1)资产验收，主要是对固定资产的质量、数量等进行控制。采购的固定资产运达企业后，采购部门和仓库部门核对资产的数量、规格、品牌是否与合同的记录相符，检查无误后填制验收单，并按照业务流程传递到其他部门。对于需要安装的固定资产，验收部门应该监督安装人员的工作，之后由生产技术人员或其他人员操作、使用设备，达到既定的标准后再填写验收单，并由验收人员签章以示明确责任。表3—2是验收单的简单格式。
 
    自制生产的固定资产制造完成后，生产部门将完工情况报告主管部门，财务部门收到完工的支出资料后，与投资预算进行比较，如果和预算的差距较大则需要上报最高管理层处理，并对有关的结算款项进行报销。最重要的控制活动是完工验收，生产部门提出验收申请后，企业聘请专门的技术人员对设备的使用进行检查，财务部门收集有关信息，并汇总生产报告编制最终的验收报告。
    接受捐赠的固定资产到达企业后，验收人员应该按照有关规定执行验收程序，检查捐赠资产的数量、规格，核对无误后编制验收单。财务人员获得有关的结算单据后，按照会计准则、制度的规定进行会计处理，特别要注意的是取得所有权证明。
    (2)仓库入库管理，不同于固定资产的保管，只发生在初次购买时。具体的控制内容有：固定资产首次入库时，仓库管理人员应该建立档案，并确定固定资产的管理人员和责任制度；根据固定资产的特性和使用情况，确定在仓库中的存放地点，等待使用部门将其转移；在固定资产的暂时存放期间，仓库应该委派专人进行看管，以防损坏和丢失。    ．
    (3)固定资产的保险控制，主要为了防止固定资产的意外损失。固定资产的价值较大，蕴藏着巨大的风险，企业为了转移经营风险，应该对价值较大的固定资产进行保险，这就需要进行控制。
进行固定资产保险时，企业需要文出一部分成本，如果选择的保险种类不合适，就不符合成本效益原则。选择的原则是，投保金额应该和投保的固定资产相适应，例如投保时间长度应该与固定资产的使用年限相匹配。
确定了投保的保险公司和有关事项之后，企业的管理部门应该及时签订保险合同，详细协商有关的权利义务细节。财务部门根据保费的支付情况进行会计处理，还要注意进行成本核算，控制保费的支出。
    在投保期间，如果固定资产遭到损失，企业应该协同保险公司的有关人员进行现场调查，明确造成损失的原因，编制分析报告，待保险公司核实批准后进行索赔。保险期限届满后，如果固定资产的使用年限尚未结束，在有必要的情况下可以向保险公司申请续保。

    (二)固定资产使用的控制内容
    固定资产的使用控制主要是对固定资产在业务运行中的风险进行的控制活动。从固定资产的转移到具体的使用、折旧的计提、修理等都是固定资产使用过程中的控制内容。
    1．固定资产移送的控制
    由于价值较大，各个业务部门没有能力购买，所以企业的很多固定资产都是各部门公用的，于是就会出现固定资产的移送，这样才能够充分发挥资产的使用价值。具体的控制内容有：
    (1)企业的业务部门使用固定资产之前应该向管理部门提出申请，资产调度人员根据资产的库存数量和使用需求情况编制计划，力求保证固定资产在企业内部的有效配置。
    (2)确定了固定资产转移的部门之后，仓库管理人员记录资产的出库情况和状态，并得到经办人员的签章，同时检查经办人员是否得到了主管部门的批准。进行固定资产管理的部门负责编制《资产移送单》，并在传递过程中得到各有关部门的签章证明。
    (3)财务部门负责在备查簿上登记固定资产的去向并在备查明细记录中记载各项固定资产所处的部门。
    (4)随着市场的变幻莫测，企业使用固定资产的情况也会发生变化，如果需要临时紧急转移固定资产，要向最高管理层提出申请，并在办理移送之后将有关的材料传递给各部门。
    2．固定资产使用的记录控制
    固定资产的使用记录是反映固定资产使用过程和轨迹的重要文件资料，是进行监督控制的重要工具，企业固定资产的使用记录主要有转移记录、使用情况登记表、固定资产卡片等。
    (1)转移、转置记录，这是固定资产管理部门移送固定资产时开出的证明文件，主要记录固定资产的去向、用途、使用时间等，是企业内部转移固定资产必须办理的使用依据。此记录一式三份，一份由仓库管理部门持有，一份交给使用部门，另一份交给财务部门作为编制记账凭证的依据。
    (2)使用情况登记表，固定资产登记簿和固定资产记录卡是主要的使用情况登记表，主要是对固定资产的使用情况进行分类，划分为在用、未用和不需用三大类，还要记录固定资产的现时状态，例如新旧程度、目前的市场重置价格、在用情况等；按照实现效益性目标的要求，企业还应该根据固定资产的使用情况考察其使用的效率、产能状况，对于不能满足成本效益要求的固定资产要进行工艺改革或者重新购买。
    (3)固定资产卡片，这是全面记录其特征的明细资料，详细记录了固定资产的名称、规格、历史成本信息、折旧、修理等内容，每个固定资产都应该有对应的卡片，由固定资产的使用和管理部门分别持有。
    3．固定资产计提折旧的控制
    对固定资产计提折旧是企业进行扩大再生产的前提条件，折旧是对固定资产生产耗费的补偿，计提折旧是固定资产内部控制的重要内容，主要体现在账务处理过程中。
    (1)确定计提折旧的年限、方法，这是进行固定资产会计控制的前提。固定资产的原值按照历史成本原则确定，同时要遵循国家有关的会计制度、会计准则和税法规定。在固定资产的会计处理过程中，折旧年限、方法的选择和残值率的计算需要会计职业判断。会计人员应该以同类固定资产的历史资料为参考，并结合资产的风险反映固定资产的会计信息。对于新使用且没有历史资料的固定资产，企业应该按照同行业该固定资产的折旧计提平均水平计提折旧，如果不能适应企业的需要就应及时调整。
    固定资产的折旧计提方法、年限确定之后，主管会计应该报财务主管审核，财务主管要考虑企业的实际情况，对折旧方法进行修正、调整，并在签字之后生效。
    (2)折旧计提方法、固定资产使用寿命的调整，固定资产使用寿命的确定带有会计估计的成分，在实际的使用过程中应该进行调整，例如由于新技术的出现可能导致现有的固定资产发生无形减值，这样企业就应该加速计提折旧，尽可能减小损失。企业财务部门主管负责对折旧计提方法进行复核，企业的折旧方法发生改变会导致会计核算的变化，应该按照会计制度的规定进行会计政策变更的核算，同时还要将有关情况报告给税务机关。
    4．固定资产减值准备的控制
企业对固定资产计提减值准备能够真实反映资产的实际价值，企业应该按照减值准备计提的规定定期检查固定资产的实际价值，并与市场价格或重置价格进行比较，确定计提的数额。
    按照我国《企业会计制度》的规定，企业应当在期末或至少每年年度终了，对固定资产逐项进行检查，如果由于市价持续下跌，或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致其可收回金额低于账面价值的，应当将可收回金额低于其账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备应按单项资产计提。如果固定资产实质上已经发生减值，应当计提减值准备。当存在以下情况之一时，应当按照该项固定资产的账面价值全额计提固定资产减值准备：长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产；由于技术进步等原因，已不可使用的固定资产；虽然固定资产尚可使用，但使用后产生大量不合格产品的固定资产；已遭毁损，以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产；其他实质上已经不能再给企业带来经济利益的固定资产。
    企业固定资产减值准备计提方法确定之后，应该由财务部门主管进行审核，财务主管要根据有关规定调整计提标准，然后签章以示批准。在固定资产的使用过程中，同样需要修正减值准备计提标准，调整减值准备的同时还要重新确定折旧的计提额或折旧率，如果以前计提减值准备的固定资产价值得以恢复，应该以原来计提的减值准备为限恢复固定资产的账面价值。
    5．固定资产保管的控制
企业的仓库管理部门应该按照固定资产的类别或者使用部门进行集中保管，建立固定资产的记录索引系统，最好是存储在计算机里，这样可以提高管理效率。主要可以把握以下方面：
    (1)固定资产实行编号管理。即建立固定资产编号管理制度，按类别、级次确定划分编号体系，保证每项固定资产都有相应的编号和标识。固定资产在企业内部转移时不需要重新编号，只需改变明细登记即可。
    (2)资产保管和负责人挂钩。为了明确固定资产管理的责任和权力，提高保管效果，在对固定资产编号的同时还应该确定固定资产的管理主体，以保证固定资产发生丢失、损坏等意外情况时能够很快找到线索。同时，还要制定科学的奖惩制度，规范仓库人员的行为o
    (3)建立综合管理制度。生产、管理部门等都是固定资产的使用者，虽然固定资产管理制度明确了责任人，但是由于固定资产的使用、转移过程较为复杂，这就需要各相关部门能够协调一致，建立以责任人、责任部门为主线的综合管理制度。该制度应至少包括以下内容：企业部门暂时使用固定资产的保管责任如何确定，固定资产保存的审批权限，保管费用的分摊与核算方法。
    6．固定资产的修理和维护
    为了使固定资产的生产能力发挥到最大水平，企业的固定资产管理部门需要定期对固定资产进行修理和维护，包括日常修理和大修理等。固定资产的修理既要发生成本又面临着一定的修理风险，财务部门要对有关的经济活动内容进行会计记录控制，生产部门要对修理的结果进行质量控制，这些都是重要的控制内容和方面。
    (1)生产部门对固定资产修理和维护的控制。生产设备是企业最主要的固定资产，同时也是修理最频繁的固定资产，主要的控制内容有：细致考察生产设备的使用情况，制定合理的修理和维护计划；选择科学的修理时间，保证设备修理不会影响生产活动的进行；选择适应企业生产情况的修理、维护周期，保证企、比生产活动的健康、可持续进行；生产部门的修理支出较高，应该提前做出费用申请，并由部门主管审批签章；如果是由企业外部的专业人员进行修理、维护，应该派专人监督和考察固定资产的修理效果，保证修理质量。
    (2)其他使用部门的控制。除了生产设备之外，企业各部门都拥有和使用固定资产，这些固定资产的修理和维护控制有别于生产设备，主要原因是这些固定资产的使用不是很频繁，修理、维护支出也不是很高，一般由各部门自身控制即可。主要的控制内容有：各部门应该制定固定资产修理预算，预提修理资金，保证修理的计划性；确定专门的人员负责部门固定资产的修理和维护工作，以明确责任；严格管理修理预算资金，防止挪用和丢失；加强部门各项固定资产的日常维护，有效节约修理成本。
    (3)财务部门对固定资产保管的控制。企业财务会计部门应该对各种生产设备、房屋和其他固定资产的修理、维护情况进行会计记录，保存固定资产的历史成本资料，制定部门映费用预算并考核预算的执行情况，合理分摊修理成本。具体的控制内容主要有：遵循会计制度、准则的规定进行固定资产修理费用的核算；财务部门主管复核各部门提交的固定资产修理预算；严格区分资本性支出和收益性支出，确定不同的费用标准；关注各项固定资产的修理、维护支出情况，对于不正常的波动进行控制；建立固定资产修理的费用明细账，全面反映固定资产的修理费用结构和支出总额。

    (三)固定资产处置的控制内容
    固定资产的处置控制是对固定资产退出企业经营活动过程的控制，一般来说固定资产退出的方式有两种：一是正常的退出，即固定资产使用寿命期满，不能为企业带来经济效益或提高生产效率；另外就是非正常退出，即由于出售，于合理的使用或意外的丢失、损坏导致的固定资产无法继续使用。固定资产的处置关系到企业正常生产活动的顺利进行，特别是非正常的处置很可能导致固定资产的投资成本无法收回，因此企业的管理部门应该对固定资产的处置过程进行控制。
    1．固定资产销售的控制
    固定资产的销售经常发生，企业的各部门共同完成销售过程，主要的控制内容如下：固定资产的使用部门要对销售的原因进行说明，各部门合作编制销售申请，然后上报到最高管理层；销售部门编制销售计划，了解市场价格、分析销售的效益性，必要的情况下要聘请专业的评估机构对固定资产的余值进行评估：仓库管理部门应该根据销售计划编制《固定资产销售明细表》，详细记录固定资产的数量、种类、存放地点和使用历史；固定资产销售之后，财务部门应该及时取得销售发票和有关税、费的票据，记录和报告固定资产的销售情况和其他资产资料，同时要对固定资产的销售收入进行资金管理和监控。
    2．固定资产出租的控制
    固定资产的出租主要有融资租赁和经营租赁两种，由于两种租赁的性质和内容存在差异，所以对固定资产出租的控制内容也有所不同。
    (1)融资租赁的控制内容。固定资产融资租赁的期限较长、风险较高，而且租出的固定资产大多不打算收回，属于重大的资产处置项目，所以各部门在出租固定资产之前要向有关主管部门提出申请，并提交相应的分析报告和资料，待批准后再进行固定资产租赁业务。
项目获得审批通过之后，仓库管理人员应该根据取得主管签章的批准材料清点拟租出的固定资产，在此过程中要记录出租固定资产的规格、库存数量、使用情况以及出租期限，清点完毕后还应该在备查登记簿上记录固定资产的详细资料。
    固定资产在出租之前要在企业内部转移，集中到同一个仓库中。固定资产出库时，仓库管理人员应该按照规定的出库程序办理出库，对接近固定资产的人员进行监督，防止舞弊的发生。仓库管理人员办理固定资产出库之后，还应该协同有关记录人员修改固定资产的文件资料，保证记录和实际相符。
    融资租赁固定资产到期后，如果承租方不购买，企业应该及时收回固定资产，履行规定的入库手续，恢复有关的记录；如果承租方决定购买，企业应该作销售处理，并注销出租固定资产的所有记录，各部门要保持一致性，防止出现虚列资产的现象。
财务部门在融资租赁中发挥着重要的控制作用，财务部门的控制内容有：对固定资产融资租赁的效益性进行评价，编制《固定资产融资租赁损益表》；按照
会计制度的规定准确计算租金收入，合理确定租金分摊的方法；遵循实质重于形式的原则，结合融资租赁合同的内容，调整出租固定资产的核算内容，反映企业经营活动的真实情况。
    (2)经营租赁的控制内容，企业用于经营租赁的固定资产多处于闲置不用或暂时不用的状态，所以经营租赁控制的首要内容是确定租出资产的范围。出租固定资产的部门要向主管部门提出申请，主要是说明出租的固定资产目前不在使用中，可以短期出租，只有得到批准之后才能继续出租业务。
    仓库管理部门、人员的控制内容与融资租赁固定资产的控制内容相似，可参照前文内容。固定资产经营租赁完成之后，企业仍然要负责固定资产的修理和维护，固定资产的出租部门应该结合修理和维护的控制内容进行管理。经营租出的固定资产企业基本都会收回，如果租赁合同上签订了有关的购买约定，企业应该履行合同，并注销相应的固定资产记录。
财务部门主要的控制内容是：分析固定资产经营租赁的效益性，确定合理的租赁期限，选择信誉好有能力的承租单位；准确计算经营租赁的租金收人，对租金收入的资金进行严格管理；按照配比原则对各租赁期内的租金收入和费用进行对比，并监督承租方租金支付情况；资产收回后合理确定折旧计提期和折旧率，对固定资产的价格进行调查，按照可变现净值与市价孰低的原则计提减值准备。
    3．固定资产意外毁损和丢失的控制
    固定资产放置在仓库中可能发生损坏或丢失，一旦出现了损坏、丢失就需要及时地处理和补救，这些补救措施就是主要的控制内容，具体有：建立快速反应机制，当发生固定资产的毁损、丢失时仓库管理人员和固定资产使用部门应该及时提出书面报告，并上交给有关管理部门；仓库管理人员根据发生损坏、丢失的固定资产的实际情况修改或清除固定资产的文字记录，防止固定资产记录与实际情况不符；对于固定资产的损坏，应该查明原因。如果是由于人为使用不当或保管失职，要责令直接责任者赔偿损失，如果是不可抗力因素造成的损失，企业应该根据固定资产的投保情况获取保险公司的赔偿；损坏或丢失固定资产的部门要及时评估对正常经营活动的影响，如果必要应该及时向有关管理部门提出修理或购进固定资产的申请。
    4．固定资产的正常报废控制
固定资产具有一定的使用寿命，当使用了较长的年限之后其使用效率就会急剧下降，企业就应该按照一定的报废程序进行处理。由于固定资产的价值较大，报废过程较为复杂，为了保证固定资产处置工作的顺利进行和保持计划性，应该对报废过程进行控制。
    主要的控制内容有：固定资产管理部门应该经常检查各部门持有的固定资产的使用情况，如果出现了以下情况：
    (1)严重的毁损，使固定资产失去了原有的功能并且无法恢复到可正常使用的状态；
    (2)由于生产事故导致固定资产使用寿命提前结束；
    (3)其他造成固定资产处于报废状态的原因。上述几种情况出现之后，管理部门需要对固定资产进行报废处理。
    如果固定资产报废后直接退出企业经营活动过程，不进行对外销售，有关管理部门应该编制《固定资产正常报废单》，记录报废固定资产的型号、所属部门、数量等信息。同时还应该进行必要的清理程序，评估固定资产的残值以及清理费用，防止出现残料丢失的现象。，  如果企业打算出售报废的固定资产；则控制内容有所不同。首先，固定资产的使用部门应该提出销售申请，并向主管部门报告等待审批通过。其次，要编制《报废固定资产出售单》，记录报废固定资产的有关信息，以便顺利执行相应的出库和清理程序。各部门应该结合固定资产出售的控制内容开展有关的控制活动。要对清理和出售过程进行记录控制，对销售收入进行严格的资金管理。
    固定资产报废过程的控制需要企业各个部门进行合作与协调，固定资产报废清理之后，仓库、使用、财务等部门要注销报废固定资产的记录资料。仓库管理人员还要重新安排固定资产的库存结构和人员配置，保证管理效率的提高。企业财务部门发挥着重要的作用，首先是对固定资产报废的经济效益进行评价；其次，要获取固定资产报废过程中的收入、费用、资金等票据，按照会计制度、税法的规定进行会计核算和报告；其次，对有关的票据、合同进行编号控制，防止处置固定资产过程中的舞弊和错误。