存货内部会计控制

    存货控制的内容可以进一步细分为购人前控制、购入和使用控制、处理控制。每个阶段又有相应的内容。
(一)购入前控制内容
    1．预算控制
    预算控制是对存货的购入种类、数量、质量、价格和绩效的计划控制。此种控制能够使企业有限的资源达到最佳的配置，是开展存货会计控制和业务管理的前提和基础。
企业的生产经营活动应该保持时间上的连续和空间上的并存，这就意味着应该持有一定数量的生产资料，包括存货等内容，企业各业务部门要根据市场的需求和自身的生产能力、成本控制要求，确定存货采购的经济批量，编制有关的预算，最后经过高层管理人员审核后才能开展采购活动。
    (1)存货采购种类控制。
    ①计划部门应根据客户的订单、销售预算和存货市场状况，分析和制定存货的采购种类决策，应该保证与生产计划相匹配，在制定采购策略时还要有应急方案，考虑使用替代品的可能性。
    ②财务部门要分析采购计划的财务可行性，特别是库存成本、价格的控制。还要坚持授权审批的原则，由主管部门审核存货采购的综合资料。
    ③审批后的采购计划传递到业务部门，依然要不断调整，作好信息的交流和沟通，不断完善决策结果。
    ④确定存货采购种类的过程中，始终要进行监督，防止人为操纵采购计划，出现“吃回扣”现象。对存货的采购预算是动态的过程，预算制定部门应该根据实际情况的变化随时调整预算，这是预算环节的事后控制。
    (2)存货采购库存量的控制。
    ①根据存货的性质决定库存量。对于不允许缺货的存货，应该制定保险库存水平，预算主要解决成本节约问题；对于可以缺货的存货，可以进行软预算，根据实际需要确定库存，甚至可以是零库存。
    ②根据企业的经营环境、条件确定库存水平。主要的影响因素有：企业使用物料的稳定性和储存能力；供货商的信誉和保证供货的稳定性、时间长短；企业的运输条件和距离；存货使用结构的显著性，各种存货是否具有使用上的相关性和可替代性。
    (3)经济采购批量的预算控制。
采取永续盘存制存货管理的企业，应该在出库后清点库存量，包括两个方面：第一，在采购总量确定的情况下，按照数学方法计算固定的经济批量，使采购成本最低；第二，采购批次之间的时间间隔不固定，主要取决于产品生产的存货需要量。
 
如果企业对存货的管理是定期检查，就要对未来的存货需求量进行预测，根据每次检查库存的结果调整采购时间和数量，这种方式的关键在于检查频率的确定。
    业务部门完成存货采购批量的有关预算和决策之后，应该报告最高管理当局审核，批准后才有权执行。
    2．生产业务的趋势分析
    存货的重要用途是满足生产的需要，企业在采购存货之前，应该根据企业存货使用的历史资料和市场因素，分析在相连的经营期内产品生产的变动程度，相应调整存货购买的有关决策。
    另外，按照价值链管理的理念，企业应该将存货决策与财务、销售等流程结合在一起，进行客户关系管理(CRM)，供应商、生产商和购买者形成有机的系统，这样才能实现存货的使用效率和采购效率。
制定和调整生产预算的过程中，生产、财务、销售和库存管理等部门应该协同工作。
 
为了满足企业的特种需要和降低存货采购成本，企业都会自制一部分存货，在自制存货的生产之前，财务和生产部门应该对自制存货的成本、种类、数量等内容进行预算管理，此环节内部控制的关键是对成本的预算和控制，应该关注以下方面；生产的原材料购买价格的确定和购买过程的控制，成本、费用的分摊是否符合有关规定，防止成本信息的失真。

(二)购入和使用控制
    1．结算控制
无论是通过哪种方式取得的存货都应该对有关的结算环节进行控制，包括银行存款、现金支付控制和非货币的单据控制。
    (1)对于购入的存货，采购部门应该关注货币资金的控制重点，降低支付风险。
    (2)对于自制的存货，财务部门进行成本结算时要取得生产过程中耗费情况的有关凭据，还要对成本、费用进行合理的分摊，最终形成产品成本。
    (3)委托加工的存货，取得存货后，企业在结算时应根据实际耗费的材料、支付的费用和税金计算存货的成本，对于采取不同方式加工的存货，财务部门应该明确核算方法。
    (4)投资者投入的存货企业应该根据有关合同或约定确定存货成本，并保留有关单据。
    (5)捐赠所得的存货，应按照市场价格或重置成本确定其成本，保留有关的所有权证明。
    (6)以其他方式取得的存货，在结算时应该依照会计制度、准则和法规的规定处理。
    2．生产增加的存货控制
企业自己生产的存货，包括一些低值易耗品在生产、使用时，应该关注存货的入库和出库管理。存货生产完毕之后，生产部门应该编制入库单，并交给仓库管理人员、财务部门和生产部门分别持有。存货入库时，仓库管理人员应该根据有关规定和标准办理验收手续，保证产品的数量完整和质量合格，交接完毕后有关人员应该在验收交接单据上签章，以明确责任，最后由仓库的记录人员对产品进行簿记管理，登记产品的名称、规格、库存数量和顾客需求信息。由于使用、销售等原因，存货出库时，应该以生产、销售部门的领料单或销售出库单为依据，仓库管理人员确认单据的真实性后按照核准的数量、规格发出存货，最好由至少两个人员共同完成，防止发出存货过程中的错误。
    仓库管理人员应该对出库单、入库单进行严格管理，并实施连续编号，对于购入和自己生产的存货进行分别管理，这样可以随时掌握材料的成本信息，经过比较后提高经济效益。
    3．存货的保管控制
    存货保管控制主要对存货的安全和存货储存、使用效率进行控制。具体的控制内容包括：
    (1)授权使用。存货的使用需要经过授权审批，并且生产、销售、财务等部门应该保持协调，得到共同授权之后才能使用存货。
(2)库存成本的控制。过多的闲置存货会导致企业存货储存成本的增加，这就降低了存货使用的经济效益，仓库会计应该及时与生产、销售部门沟通，反馈存货余缺的情况，保持合理的存货库存水平，既能满足经营活动的需要，又能够节约成本。
    (3)限制接近控制。存货是容易丢失、毁坏的重要资产，应该制定严格的存货限制接近制度，任何人未经许可都不得接触存货以及有关的记录。应该设专人对重要的存货仓库进行保护。
    (4)存货的存放控制。应该根据存货的物理性质将其放在适宜的环境中，延长存放时间，防止存货的变质和污染。还要注意存货仓库的选址，应该尽量靠近生产车间，特别是沉重、面积较大的存货，这样可以提高使用效率。
    (5)建立存货抽检制度。存货经常处于快速流动的状态中，虽然会计部门定期对存货的结存进行盘点，但是仍然可能出现问题。这就要求对于重要的存货，仓库管理人员应该每天都对存货的出、人情况进行抽查，在存货使用种类不多的情况下可以全部检查，在期末再由会计稽核人员进行复核，能够将风险降低到最低水平。
    (6)仓库人员的牵制。仓库记录人员和保管人员不能由同一人担任，仓库管理人员应该按照有关制度规定行使权力。进出仓库时需要进行登记，并且签字确认，以明确责任。建立仓库的约束激励机制，对于管理绩效好的仓库和人员给予一定的物质奖励。

(三)存货退出企业的控制内容
    1．存货损坏的控制内容
    存货的毁损导致企业资产的减少，而且在很多情况下损坏的存货还具有—*定的使用价值。存货的管理人员应该对存货经过的业务环节进行检查，找到存货毁损的原因和有关责任人，无法明确责任时按照有关规定处理。
    仓库记录人员应该填制存货毁损清单，记录存货损坏的数量、品种以及产生的影响；财务部门根据毁损记录进行相应的会计处理，及时形成报告传递给上级管理人员。
    2．存货丢失的控制内容
存货丢失从性质上讲不同于损坏，大量的存货丢失必然隐藏着舞弊的可能。仓库人员应该及时登记存货丢失的有关记录，如存货入库日期、数量、名称和出库记录，并与涉及的部门和人员进行核对，查明丢失的原因，如果是发货过程中的合理丢失、损耗，由会计人员直接记入成本；如果是人为错误、疏忽导致丢失的情况，由直接责任人赔偿；如果查明是人为舞弊造成的丢失，则仓库管理员应该向企业的高层管理人员报告，等待批准后处理。
    3．存货期末清点的控制内容
    仓库部门和财务部门应该定期或不定期对重要的存货进行清点，清点频率和清点品种的确定要符合成本效益原则，清点之后要填制存货盘点报告以备查，对于出现的问题及时处理。
    存货盘点工作由财务、仓库和各级主管共同进行，主要检查账面记录的发生额、余额，发出量、剩余量与实际库存量、发出量是否吻合。对于实行标准成本预算的企业，还应该根据清点的结果分析预算执行的效果，对产生的差异进行分析，编制差异分析报告，注重效益分析。
    企业存货的清点工作应该结合实物流转和价值流转的特点进行，如先进先出法与后进先出法计算的存货发出、结存量会产生差异，对存货发出成本的影响也不同，存货清点要与存货出库计算方法保持一致。

(四)存货期末计价的控制内容
    为了更真实地反映企业资产的实际价值，符合资产的定义。期末应该对存货计提跌价准备，主要的计提方法有：成本与市价孰低法、成本与可变现净值孰低法，存货跌价准备按照单项方式计提。不同类型的存货应该采取不同的标准，对于没有市价的存货，应该尽量以类似商品的市场价格为参照；对于发生损坏、变质、使用价值减小的存货，应该根据具体情况多提减值准备，及早收回成本，使企业的损失降到最低水平。
    按照我国《企业会计制度》规定，当存在以下一项或若干项的情况下，应当将存货账面价值全部计提跌价准备计人当期损益：已霉烂变质的存货；已过期且无转让价值的存货；生产中已不再需要，并且已无使用价值和转让价值的存货；其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货。当存在下列情况之一时，应当计提存货跌价准备：市价持续下跌，并且在可预见的未来无回升的希望；企业使用该项原材料生产的产品成本大于产品的销售价格；企业因产品更新换代，原有库存原材料已不适应新产品的需要，而该原材料的市场价格又低于其账面成本；因企业所提供的商品或劳务过时或消费者偏好改变而使市场的需求发生变化，导致市场价格逐渐下跌；其他足以证明该项存货实质上已经发生减值的情况。
案例1  某公司存货内部会计控制制度
    1．为了加强和控制公司物资资产的财务监管，使公司的物资实物管理和财务管理能够相互稽核、监贷、牵制，保证公司实物资产的安全、完整，特制订本制度。
    2．本制度仅为财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定，对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。
    3．依据管理体系的要求，仓库管理不直接隶属财务部门管理，但应接受财务部门正常的监合管理，并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库部门应按照物资管理规定建立台账对保管的物资进行记录，应将物资的品种、规格、数量(收、发、存)记录清晰。
    4．财务部门应按照财务核算的要求，对存货资产实行“数量金额式”的分品种的明细核算，并于每月结账日及时结算出各品种存货资产的结存数量和金额，以便与仓库管理部门台账进行数量上的稽查、核对。
    5．财务部门应按照公司制订的财务会计核算政策，确定存货资产的计价方法(可以在加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法选定一种)，计价方法确定后应保持不变。
    6．公司生产环节需要领用存货物资时，应先由领用部门填写公司统一印制约“领料单”，将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交生产部经理审批，凭生产部经理审批同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。
    7．每月月未，生产车间应对生产所耗用后结存的“领用材料”进行盘点，并向仓库部门办理“假退料”手续，即结存的材料实际不退回给仓库，但仓库办理验收入库手续，并出具“外购物资入库单”，在次月月初仓库再等额开具“出库单”给生产车间，作为生产车间下一月的领用。
    8．每月财务部门根据仓库提供的“领料单汇总表”、“外购物资入库单汇总表”和所有领料单、外购物资入库单，按照成本核算的方法，及时将各材料的耗用情况登记到“存货”及“生产成本’’明细账上。并将“领料单汇总表”、“外购物资入库单汇总表”和所有领料单、外购物资入库单与所有颌料单作为合计凭证的附件加以装订成册予以保管。
    9．生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，必须由公司质量管理部门先行进行质量检测，并出具质量检测报告书，只有检测合格的产品或半成品才能移送到仓库管理部门。
    10．仓库部门根据质量管理部门签发的“质量检测报告”和生产部门移送来的产成品或半成品，在清点数量和计量无误的情况，应办理验收入库手续，并填制“产品入库单”。
    11．财务部门应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确的进行相关的财务处理，并登记“存货”及相关的会计科目的明细账上。依据仓库提供的资料和财务核算的结果，编制“生产耗用材料江总表”和“产品、半成品月度统计表”给各生产部门，并与生产部门进行核对，以便于发现问题和考核生产部门的产出耗材比率。
    12．产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度，重点是确认销售价格是否经审批、销售收款是否稳健，尤其是对赊销业务，必须得到公司销售部门、总经理的审批后，财务部门才能在销售部门签发的“销售提货单”签字盖章，否则一律不允许财务部门在赊销业务的“销售提货单”签字盖章。
    13．所有销售业务，必须先由销售部门依据明日售合同》签发“销售提货单”，然后由销售部门将“销售提货单”送交财务部门，待客户与财务部门结算完销售货款后或取得赊销审批后，由财务部门在“销售提货单”上签字盖章。
    14．财务部门依据审核确认的“销售提货单”和收妥销售货款后，开具发票给客户，为了降低开具发票过程中出现遗漏、重复、错误计价的情况，确保发票的正确性，出票时应执行下列程序：
    (1)检查是否存在装运凭证和相应的经批准的销售提货单；
    (2)应依据已授权的商品价目表或销售合同开具发票；
    (3)检查销售发票计价和计算的正确性；
    (4)将销售提货单上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。
    15．仓库发货部门应依据经过销售部门、财务部门签字盖章的“销售提货单”进行发货，并在发货过程中尽责勤勉，减少发货的差错率，并实行差错责任追究制度。发货完成后仓库部门应签发“销售发货单”，并要求客户在“销售发货单”上客户查收栏签字。
    16．财务部门应根据“销售提货单”和“销售发货单”及时进行财务核算，编制会计凭证、登记“存货”及相关会计科目账册，并于月末及时结算出“存货”的结存数量和结存金额，以备实物盘点时核对使用。
    生产企业的存货大多为待售商品或在产品，所以企业存货内部会计控制主要应该从生产领用和销售发出两个方面开展控制活动，主要有以下方面的内容：
    (1)对存货业务的有关职务进行了分离，有效防止存货的丢失和损坏；
    (2)在制度明确规定了各个业务部门的工作范围、权限、规程，为内部会计控制活动的进行奠定了良好的环境基础；
    (3)对存货的收入和发出实行两条线控制，这样就能够有效防止对存货业务全过程的独断。
另外，企业在设计存货内部会计控制内容时要重视控制内容的完整和协调，即首先要保证对存货业务流程的各个方面都能实施控制，其次要使存货内部的控制和其他相关的控制，例如货币资金、采购与付款控制等相互协调，通过业务的稽核关系提高对存货内部会计控制的质量。企业在设计存货内部会计控制时还要考虑自身经营过程的特点，从企业的内部和外部环境出发，保证控制制度和控制活动的合理性。