(四) 发货环节中货物的按质、按量、按期是保障货款顺利回收的前提条件,收货方要在收到货物后规定时间内查验确认,并开具验收合格单。业务人员并不是签单就完事,签单——验收——回款,才完成整个的业务流程,因此要建立业务跟踪制度。
1)发货
发货应该归于公司的生产物流部门负责,按说不是业务人员的事,但很多业务人员发现,发来的货型号不对、配件不齐、货物途中灭失、时间差几天,多多少少总有不如意,直接影响到收款,要追究责任,各个部门都推诿扯皮,最后不了了之,结果吃亏的还是业务人员。因此,业务人员除了对公司发货盯紧以外,在这期间还要做好客情维护,如果真有发货问题等尴尬的事发生,也会摆平。
2)验收
一般我们会在合同中规定检验期限,超过检验期限视为默认合格,但为防止发生纠纷,业务人员应主动要求对方验收。
3)相关制度
①.合同跟踪制度
②.销售部门与生产部门的衔接制度
(五) 收款和发货一般不是同时进行的,在这期间要注重应收账款的管理,建立应收账款管理制度
1)应收账款变成坏账的原因
①.公司内部的原因:信用额度太高,信用政策不合理;财务制度不健全,账目管理混乱等。
②.客户方面的原因:客户财务发生困难或蓄意拖欠等。
③.其他原因:退货问题;调货问题等。
2)加强应收账款监管
①.建立货款回收明细台账。
②.定期与客户对账。
③.违约客户预警报告。
④.加强业务人员的收账技能培训。
3)应收账款回收政策
①.收账目标设定
应收账款在年初的营销计划中就有所反映,除了本年度的应收账款以外,还有其他年度的应收账款,所以,根据不同的时间段,制定不同的收账目标。
②.回款激励
回款激励分为对销售人员的激励和对客户的激励。对销售人员的激励主要是为调动销售人员的收款积极性,对预付款和提前回款奖励和对超期的惩罚措施。对客户的激励主要是为刺激客户付款的积极性,而有一定的现金折扣等优惠措施。
4)相关制度
①.应收账款跟踪制度
②.应收账款预警制度
③.销售部门与财务部门的衔接制度
(六) 超期欠款要果断处理,甚至动用法律武器。为了保证及时处理,尽量减少损失,要建立超期欠款处理制度。
1)违约迹象分析
企业违约不是一天两天的事,在违约前总有端倪出现。按照预警期的早晚和事态的严重程度简单列举几个:
①.公司存货急剧增加。
②.公司人心浮动,离职率高。
③.财务部门吃紧,开始回避销售人员。
④.银行信用恶化,流言四起。
⑤.收账人员开始围堵公司负责人。
2)处理程序
①.首先判断拖欠货款的性质和事态的严重性。
②.制定策略,一事一策。
③.先礼后兵。
3)制定政策
坏账形成的成因本身就比较复杂,收账人员和业务人员的利益纠葛,业务人员的离职,形成坏账的时间都是制定收账政策必须考虑的因素。
4)相关制度
①.超期欠款处理制度
②.超期欠款责任追究制度
最后,要落实信用风险管理的组织机构及职责
信用风险管理主要涉及营销和财务两个部门,需要两个部门的通力合作,一般的公司没有常设机构来管理信用风险,有的是以财务部门牵头,营销部门督办;有的是以营销部门牵头,财务部门协办。不管是哪种方式,营销总监和财务总监都应该把风险管理放在重要的地位来抓,通过以上的制度来落实处理问题的流程,分清各自的职责并对各层次人员进行考核。
再回到长虹的案例,表面上看长虹主要是第二个和第五个环节出了问题,据说,长虹在与APEX签约前,倪润峰先生和王凤朝先生都专门到美国去考察过APEX,但还是出了差错,可见,信用管理光靠某一个环节是无法完成的,它必然是一套系统的工程。有人置疑长虹的国际化战略,我认为长虹的国际化战略其实并没有错,只是在执行中没有控制风险,这也是很多国内企业所缺乏的。其实,长虹在实施国际化战略时,在美国把宝全部押在唯一一家代理商身上,也无疑增大了风险。当长虹想要停止供货时,已经欲罢不能,致使在赊销的泥潭里越陷越深。希望长虹国际化道路一路走好。