1．为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞减少采购风险，根据《中华人民兵和国合计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况制定本制度。
2．本制度所称采购是指本公司购进用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资，包括：原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料以及达到固定资产管理标准的各种设备。付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。
3．采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：
付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务，采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任，货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。
4．对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，各单位必须遵循集中采购和相互牵制的原则，根据本单位的实际情况参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施，同时报公司总部备案。坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的行为。
5．各单位应设置专门的物资管理部门，设置物资主管岗位，在主管副经理副厂长的领导下主持本单位的物资采购工作。设互物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。
6．各单位在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，可根据实际需要自主决定消耗性物资的采购，批准权限由各单位自行制定并报公司总部备案。采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资，要以获得公司总部的批准或授权为前提条件。
7．各单位物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库存物资，并根据物资实际库存情况自主决定物资采购的品种、数量和地点并及时补充物资库存量。
8．各物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划立无库存的急用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。
9．各单位的物资采购权由物资管理部门集中行使，未经各单位负责人批准和物资管理部门授权，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库。财务部门不得给予报账并要按违规追究有关责任人的责任。
10．各单位的物资采购，原则上都要签订购销合同(在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外)。明确采购物资的名称、规格、质量、执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同的权限，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告：采购每项物资应确定最佳的供应来源，对一些大额重要的采购项目应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
11．各单位的物资采购由物资管理部门集中办理，特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权，可由物资使用部门自行采购所需物资。
12．采购物资到货后要及时组织物资管理员进行入库前的清点、验收。精密仪器或特殊用途的货物，应合同相关专业部门共同进行验收。验收过程中应首先比较所收物资与请购单发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏，验收合格后验收部门应对巳收物资编制一式多联事先编号的验收单，作为验收和检验物资的依据。物资验收入库后才能与供货方结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付殉货款。
13．按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号。按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交本单位财务部门办理预付贷款业务。
14．货物及发票已到，验收合格并与购货合同发票及清单核对无误后由采购员填写付款通知书，并经有权批准物资采购的人员签字批准后，连同发票清单和入库单一起交由财务部门办理付款业务。货物已到，发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80％的货款，待发票到后再付清余款。发票已到、货物未到不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款。
15．内部审计人员对采购与付款业务行使检查监督权。
16．对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：
采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况：申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为；物资采购合同的订立情况：合同要约是否完整、规范、合法、有效；物资采购专属权的执行情况；重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权；付款环节的控制，重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。
17．内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施加以纠正和完善。
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