采购与付款内部控制制度

 目的
    为加强××集团公司及其各级子公司的采购与付款工作，提高采购成效，特制订本制度。
 要求
集团各级单位的采购和付款按照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务部审批后执行。
各级单位的采购和付款如需集团公司配合的，必须执行集团公司的规定（如承兑汇票的使用办法等）。
 集团公司的采购和付款具体办法如下：

 采购
   采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。
（1）采购作业方式包括；
1） 定期合同采购：主要用于采购生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料。
2） 特约厂商采购：主要用于采购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。
3） 一般采购：不适用以上两种方式的采购
        由采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。
（2）期限
 采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈集团主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。
 原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈集团主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
（3）询价
1） 采购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转采购经办人员办理询价。
2） 采购经办人员收到“请购单”，先判断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠祥”等字样后退请购部门修订。
3） 对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。
4） 询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价。
（4）议价
1） 议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款。
2） 议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请集团主管领导核批。
（5）订购
 由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”第二联送材料库以待收料。
 预付定金或采购金额较大，或附有条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商签定供销合同书。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商，副本若干，分存请购部门、收料部门、会计部门。
（6）采购作业要求：
1） 集团必须指定专人或机构负责采购，对采购商品的质量和价格负责。采购的执行人必须与仓储、会计、验收人分离。
2） 大额的采购应通过招标方式选择供应商。
3） 所有采购要经采购发起部门负责人签批后，报财务部和集团主管领导审批。
4） 所有采购应有合同，如无合同则采购发起单位和采购执行人应进行书面说明。
5） 采购订单应连续编号。
6） 所有采购应取得合法发票，如无发票则采购发起单位和采购执行人应进行书面说明。
7） 集团应指定专人对所购商品进行验货和入库
（7）供应厂商管理
1） 各项材料的供应厂商至少应有3家（独家供应和总代理等特殊情况除外），各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备用。
2） 对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。
3） 新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资料卡呈主管领导核准后通知对方。
4） 对于交货质量不良或无法按期缴获或停止营业的供应商应予撤消。届时由采购部门说明原因，送生产管理部门复查，并呈集团主管领导核准后，通知对方。

 验收
（1） 验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门需比较所收商品与订单上的要求是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损害。
（2） 验收后，验收部门对已经收货的每张订购单编制一式多联、预先连续编号的验收单。
（3） 验收人员将货品送交仓库或其请购部门时，应取得仓库或请购部门签收的验收单副联第一联和第二联，第一联留做备查，第二联送交财务部。

 付款
 付款应严格按照合同的约定执行。
 采购执行人或采购发起单位应在合同约定的付款时间内填写支出凭单，由本单位的负责人签批后报财务部，财务部审核并由财务部负责人签批后报集团主管领导审批。
 以暂借款采购，采购经办人员应该在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。