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采购付款业务流程的关键控制点

2011-02-06 15:48:40 来源:风控网 浏览:5988

    付款业务是采购业务不可分割的组成部分,但是从内部会计控制的角度来看,对两种业务的控制存在着差异,所以应该将付款业务和采购业务的业务流程和关键控制点分开研究。付款业务的主要内容建立在采购业务基础之上,是将企业的资金支付给采购商品供应商,凡是涉及资金使用的环节都是内部会计控制关注的重点,付款业务控制的关键点主要包括在具体账户的控制中:应付账款和应付票据付款业务控制、预付账款的付款业务控制和资金支付控制。
    (一)应付账款和应付票据付款业务控制
应付账款是核算企业采购付款业务的主要账户,在应付账款账户确认和计量采购商品价款的支付情况,企业的采购等业务部门要及时将采购活动中已经获得批准但尚未付款的原始凭证送交到企业的会计部门,由出纳人员支付款项,会计人员负责进行账务处理,财务部门主管应该对记账凭证和账簿的记录进行复核,查看账户分类是否正确,会计核算是否符合规定,企业的会计稽核部门还要定期进行账账核对和账证核对。在应付账款的核算内容中不仅包括采购商品的货款,而且还可能发生一些其他的采购成本和费用,主要有:采购商品的合理损失付款、采购商品的运费、保管费和安装费以及其他的人工费用。会计人员要对这些支付款项的发票进行严格的控制和审核,检查交易的真实合理性,防止采购资金的滥用。另外,企业主管应付账款的会计还应该做好对账工作,即定期与供应商取得联系,核对有关的采购货款余额,预防舞弊的产生。
    从企业的业务过程来看,除了上述的控制点之外,采购与付款业务的控制点还有:
    1.职务分离控制。应付账款的记录职务要独立于采购、验收和请购等职务以及付款执行职务,通过这种分离实现付款业务的有效实施,防止出现采购与付款过程中的错误和舞弊。
    2.应付账款的账簿控制。企业的会计部门应该分别设置应付账款的总账和明细账,企业的主管会计要根据记账凭证汇总表登记总账内容,同时负责登记明细账的会计要根据供货商交来的采购发票登记明细账的内容。每月终了,内部审计人员要监督总账和明细账的核对,及时检查账簿记录的正确性。
    3.对现金折扣的会计控制。对于供应商给予企业的提前付款现金折扣,企业的会计部门要进行重点控制,因为对于较大规模的采购业务,其付款金额也较大,相应的折扣金额也较大,所以就容易产生被挪用和贪污的风险。无论企业采取总价法还是净价法,都要在备查簿中登记扣除现金折扣后的应付账款金额,这样就能够有效防止现金折扣的舞弊行为。
    4.应付账款的对账控制。每逢会计期末,会计部门都要向供应商索取采购、比务对账单,并将对账单和应付账款的明细账进行核对,执行核对业务的应该是企业的内部审计或授权监督的人员。对于发现的问题要查明是由于会计记账错误还是存在舞弊现象,如果存在舞弊现象,应该及时报告有关部门进行处理。对于存在的错误,应和供应商沟通之后协商解决。

    应付票据的性质和应付账款相同,在现实的交易过程中,企业为了保证采购资金的安全性和采购业务的便利,会采用商业汇票的结算方式,通过签发支票或给供货商签署承兑汇票的方式完成采购业务。应付票据的内部会计控制与应付账款的控制有很多相似之处,其关键的控制点有:
    1.应付票据的簿记控制。企业的会计部门应该设置应付票据的总账和明细账,并由专门的人员负责定期进行账簿的核对。同时,会计部门还要设置应付票据的备查簿,做好使用应付票据的记录工作。此外,企业还要设置专门的核销人员,负责将已经作废和己付款或承兑的票据进行核销。最后,负责票据签发和登记的人员要负责将商业票据进行连续编号。
    2.岗位和职务控制。首先要对票据的签发设立制衡机制,即票据的签发工作必须由两个或多个人员共同进行,同时要设置相应的监督岗位定期检查应付票据的签发工作。其次,要做好有关职务分离工作,即票据的签发职务要和票据的登记职务相分离,此外,负责票据登记的人员不得兼任账簿的核对职务。
    3.应付票据的核对控制。会计部门要定期进行应付票据的对账工作,企业签署的商业票据要按照有关要求与采购订货单、采购发票、合同和验收证明的核对。

    (二)采购预付账款业务的控制
    为了建立良好的业务关系和获得采购优惠,企业会在采购之前向供应商支付订金,这是企业的一项债权,这就形成了企业的预付账款。预付账款从本质上和应付账款是一样的,对于预付账款业务较少的企业,可以通过应付账款账户进行核算,可以不单独设置预付账款账户。
    采购业务过程中预付账款的关键控制点主要有以下内容:
    1.授权审批控制。预付账款支付的依据是采购人员和供应商签订的采购合同,并且在进行付款业务之前要经过严格的授权审批程序。具体的控制点有:预付账款和订金的支付必须要有采购合同作为依据,预付账款的支付必须纳入采购预算控制的范围,并且得到财务部门预算主管的批准。预付账款支付申请的主要内容有:采购业务付款的理由、采购付款相应的合同号、付款金额、付款方式和付款时间等。此外,企业的会计人员也要严格审查预付账款的支付申请,重点检查申请内容和订金数额的计算,在实际支付之前要经过企业主要管理者的审核。
    2.业务程序控制。企业应该制定预付账款业务的执行程序,规定预付账款业务的主要流程和相应的控制内容,例如规定预付账款账簿必须进行定期的核对或审计,预付账款业务的执行和付款必须提出申请并要取得审批。
    3.预付账款的记录控制。企业收到采购商品后,会计人员应该及时根据采购商品金额冲减企业的预付账款余额,并进行会计记录与核算。此外,企业还要定期与供应商核对有关账簿发生额、余额。

    (三)采购业务付款过程的控制
    采购商品价款的控制是采购业务的最后环节,企业要对付款审批与复核、付款过程的会计记录和监督等关键点进行控制。
    1.付款过程的审核控制点。企业的会计部门应该审核各业务部门提交的原始凭证,审核采购发票、验收入库说明等单据的内容是否完整、记录的数量金额是否正确,是否执行了规定的业务程序等。企业的采购部门要负责审核采购申请、验收部门的验收单以及供应商提供的采购合同,最后才能将审核后的单据交给财务部门进行会计处理。
财务部门还要对应付账款的付款凭证进行审核,检查付款申请是否经过了授权审批程序。对于已经得到支付批准,并已经付款的业务,企业的付款人员要在采购发票上盖章以示支付,并妥善保管有关凭据,防止资金的重复支付。对于应付票据的管理,采购部门对商业票据的使用需要得到有关部门的审批。
    2.款项的支付控制。企业的会计部门要对所有的申请、票据和文件资料进行严格审核,并且企业高层管理者还要对付款资料进行复核,出纳人员在得到批准后才能进行款项支付。企业已经确定的负债,采购和财务部门应该根据采购合同的规定时间进行款项的支付,采购人员要按照业务程序及时办理对供应商的付款业务,编制相关的付款申请,并要经过主管的批准。
    会计部门的人员要协同采购人员按照有关的支付申请和采购单编制记账凭证和办理款项的支付结算工作。出纳人员在办理付款时,要对采购发票、采购合同以及有关的税费凭据进行严格审查,核对无误后,会计人员要按照规定的结算方式办理货款支付。
    3.采购付款的记录控制。企业的会计人员要在进行付款业务的同时,及时登记相关的会计账簿和凭证,并做好有关的会计核算。会计人员要对已经办理了支付手续的采购付款业务进行会计核算,编制记账凭证,并登记有关的资金账户。会计人员还要及时核销已经完成了付款程序的采购业务,并对应付账款、预付账款等重要账户进行严格管理。会计部门要定期进行会计账簿的核对,对付款业务的相关记录进行核对,预防错误和舞弊的发生。
企业对付款业务其他资料的控制还包括,明确付款业务记录的职责分工,对采购付款业务有关凭证和文件的使用、记录传递、保管和作废等流程进行严格控制。

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