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借助信息化防控合同风险

2017-10-07 09:23:22 来源:风控网 浏览:202

合同是企业之间所签订协议的法律表现形式,是现代商业社会中最重要的商务文件,企业合同管理水平与企业核心竞争力息息相关。合同如此重要,然而反观现实却令人大跌眼镜,几乎所有的企业在与合同相关的商务环节上都存在着棘手的问题。


合同管理过程中常见的问题


由于合同执行过程中涉及的部门较多,且合同履行过程中的文档往往散落在各个部门,因此造成信息不集中、实时性不强,导致事前的风险防范难、事中的风险控制难、事后的风险应对难等问题,具体表现在如下几方面:


事前的风险防范难


合同签订前:由于缺乏对相对方的资信调查,导致选择的相对方不合格,影响合同的正常履行。
合同签订中:由于合同签订过程中存在多次修改调整,对于调整的内容未能进行留痕,无法知晓修改的内容,或合同审批过程中缺乏审核指引,导致合同审批流于形式或越权审批。合同审批完后,由于内部人员徇私舞弊,在合同盖章过程中私自盖章或盖章版本与审批版本不一致出现阴阳合同。


事中的风险控制难


合同履行中:由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通Word、Excel管理,履行跟踪不及时、监督力度不够无法及时发现和控制履约风险。合同收付款情况无法跟进,财务人员付款时无法有效掌握实际执行情况,导致付款控制难以发挥作用。


事后的风险应对难


合同履行后:由于合同文本及履行过程中的文档散落在各个部门通过手工保管,缺乏统一的档案管理,档案丢失现象严重,导致出现风险或纠纷时,无证可举,风险应对时处于被动地位。企业的合同数据由于缺乏统一的数据汇总平台,当领导者想全局了解合同情况时存在障碍,对于风险防控机制的完善很难起到支撑作用。
如何有效解决合同管理中遇到的问题


企业合同管理的核心目标是全过程的风险防控,从前期选择相对方—合同起草—合同审批—合同用印、签署—合同履约执行—合同后评价—合同归档的全过程,为整个周期管理主线,企业应注重对各个环节的业务协作,并将公司内部的制度要求、授权管理分解到主线中的各个环节,对企业合同流程中众多节点进行无缝管控,防控相关风险。主要体现在如下几方面:


实现事前的风险防范


合同签订前:明确相对方入库的标准,对入库的相对方进行资质审核,定期跟踪相对方的信用情况,及时对相对方的状态进行变更,防范相对方信用风险。基于企业内部管理诉求,针对特定业务制定合同范本,事前防范合同文本风险。


合同签订中:依据企业内部业务梳理合同分类及审核要素,针对不同类型的合同明确审批流程及审批权限,防范越权审批风险。合同审批完毕后,明确合同用印流程,避免私自用印的风险。


加强事中风险控制


合同履行中:明确合同履行跟踪部门,定期对合同履行情况进行汇报,当履行过程中出现异常情况时,及时进行汇报并处理,防控履约风险。明确合同变更、解除的情形及相应的审批流程。建立合同收付款台账,跟进合同收付款情况,防范财务风险。


建立事后完善和应对机制


合同履行后:建立合同台账,并对合同履行过程中的资料进行收集归档,当出现合同纠纷时能够及时有效地提供相关证据材料。通过对合同台账所记录的相关合同信息进行加工处理、统计分析等,为领导层决策提供数据支撑。


如何固化合同全生命周期的风险防控


虽然企业内部构建了全生命周期管理,但是在实际操作过程中往往因为人员操作失误、徇私舞弊等行为导致管理失效,因此要建设合同管理信息系统,将合同全生命周期的风险防控措施固化到系统中,通过技术手段,有效规避人员操作或舞弊风险,切实保障企业资产及资金安全。


系统建设思路


系统建设思路应当着眼点在于“风险防控”,落脚点在于“固化”,即充分识别合同管理过程中的风险及企业内部针对识别的风险所设置的控制,并将合同管理的制度、业务授权、审批流程、履行监控、统计分析等合同全生命周期的管理理念固化到信息系统中,通过技术手段有效地防控合同风险。


系统建设功能


系统功能应当着眼于“合同全生命周期管理”,注重合同相关方资质审核—合同起草—审批—用印—履行跟踪—合同收付款—归档流程的风险控制,实现对业务对象(如项目、相对方、进度、金额等)的多维度的管理和统计分析功能,并对业务执行关键点(审批、收付款、履行)进行预警提醒,将合同全面周期管理过程予以固化。


合同全生命周期管理信息系统应当具备“流程灵活”“审批自定义”“管理无盲点”等特点,通过系统集成自动分析数据并发送预警信息,全面监控企业的运营状况,具体核心功能如下:


相对方管理:支持对相对方准入审批,并对合格入库的相对方进行内部共享。当相对方信用情况发生变化后,如相对方被拉黑时,可以选择拉黑范围,范围内的业务人员无法与其继续发生业务往来,对于已经选用的合同,系统应当在当前及后续的合同状态下给出风险提示,提示相对方信用风险。


合同起草审批:将企业内部合同审批流程、合同授权、合同审核要素等固化到系统中,避免人员操作风险。系统应当支持灵活的流程自定义配置功能,以适应企业内部职能管理变化。


合同用印签订:系统应支持防伪水印打印功能,或将合同打印的权限配置给合同印章管理员由其进行打印,在一定程度上避免人员徇私舞弊风险。


合同履行监控:系统应支持根据合同关键节点(如收付款条件)生成相应的履行计划,并按时提醒履行跟踪人员定期填报履行进度情况,并将合同履行情况及合同收付款进行关联,防范财务风险。


合同归档评价:系统应当支持随时归档的功能,在不同的阶段均可进行归档,保障合同档案归档的及时性和全面性。对于归档的合同系统应当支持多条件的组合查询及多维度的统计分析功能,并对生成的合同台账、统计分析图表提供导出功能,便于向领导层汇报展示,提供相应的决策支撑。


信息化助力企业系统价值


将合同全生命周期管理固化到信息系统后,通过技术手段能够帮助企业实现如下价值:
落实规范:建立企业统一的合同管理平台,规范企业各类型合同管理活动,落实合同管理制度的执行。
加强监控:将合同全生命周期的管理理念固化到系统中,通过技术手段加强合同执行过程的事前防控、事中控制、事后监督,降低合同执行风险。
科学决策:提供全面合同管理的监控与决策数据,建设统一的呈现平台,定期推送相关领导,推进科学决策。
提高效率:电子化的流程审批,丰富的报表台账,缩短审批时间及实现精确查找,提高工作效率。

 

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