企业采购合同的审计审签及其应注意的问题

来源：《财会通讯》

　采购合同审计审签是指由内部审计部门或审计人员对涉及物资、工程、服务等采购活动所签订合同的全过程，包括对合同的签订、履行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。其主要目的是通过对采购合同的审签，加强对采购活动的审计监督，把采购过程隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化，使企业各职能部门相互协调，相互监督，共同致力于成本费用的控制，最大限度地堵塞采购过程中的漏洞，实现企业效益最大化。采购合同审计审签一般分为对合同文本的审查、合同产生过程的审查和合同履行情况的审查三个环节。

　　一、合同条款的审查

　　对合同条款的审查，即对合同草本主要条款的完整性、严密性、合法性的审查。需要注意的是，合同一经当事方签字盖章，一般就产生法律效力，难以更改，因此，审计机构或审计人员对合同的审计审签，必须在合同产生法律效力前进行。在审签时，要根据招议标的结果或当事人约定的具体合同内容进行审计，最终使合同的条款齐备、准确、严密、合法，促使合同成立、生效及顺利地履行，实现订立合同的目的。其内容主要包括：
　　（一）当事人的名称或者姓名和住所审查。当事人是合同的主体，审查时要看合同中是否将当事人都规定到合同中去，而且准确、清楚地规定各方当事人名称或者姓名和住所；合同载明住所的意义在于，决定债务履行地、诉讼管辖、涉外法律适用的准据法、法律文书送达的处所等。
　　（二）标的及其数量、质量的审查。标的的审查要根据标的物的不同加以区分确定，以物为标的的，要审查合同中的出卖物；以工程为标的的，要审查建设合同中的工程或者劳务；另外，还要审查标的名称是否规范、准确，注意不同地区、国家和方言对同一标的的不同称谓。在审查标的物数量时，以物为标的的要审查其长度、体积或者重量的约定；以工程或服务为标的的要审查其工作量的约定。对标的物质量的审查，应向签订合同对方索要相关的国家认可的质量标准；如果是当事人双方约定的质量标准或技术要求，要审查其性能、效用、工艺等。
　　（三）价款或者报酬的审查。对于有政府定价和政府指导价的，要看合同价款的约定是否按规定执行；如果是当事人双方约定的，要看合同中是否清楚地规定计算价款或者报酬的方法。
　　（四）履行的期限、地点和方式的审查。审查时，要看期限的约定是以天计、月计、季计，还是以年计；是即时履行、定时履行、还是分期履行。而履行地点有时是标的验收地点、明确运费由谁负担、风险由谁承担以及所有权转移的依据。合同中应明确、具体地规定履行的期限和地点。对履行方式审查时，要看合同规定是否具体约定采用何种方式，包括交货方式、实施行为方式、验收方式、付款方式、结算方式等。
　　（五）违约责任与争议解决方式的审查。审查违约责任时，要看其是否明确约定定金、违约金、赔偿金的计算方法等。对争议解决方式的审查，要看其是否明确约定常见的双方逋过协商和解、由第三人进行调解、通过仲裁解决或通过诉讼解决等方式。

　　二、合同产生过程的审查

　　合同产生过程的审查，主要审查合同产生的必要性和效益性，对于一些重要的采购合同的产生过程，审计人员应亲自参与。
　　（一）审“该不该购”及“何时购”。要审查采购计划是否经过可行性论证（特别是金额较大的采购项目），还要审查采购计划是否履行了相关审批手续、资金是否落实、有没有对采购价格进行过市场调研、企业现有资源是否可以满足该需要等。另外，如果采购时间选择不当，将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。
　　（二）审“怎么购”，即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，在审计时，要运用经验知识来进行具体分析判断，审查采购方式的选择是否得当。另外，对采购部门和人员也要进行审查，对于组成相应的采购工作组的，在审计过程中，应对采购工作组的规模、人员组成进行评估，对部门和人员组成要考虑仔细、周到；对采购人员的审查包括专业能力的审查和道德行为的审查，针对组成人员能力缺陷，提出人员配置、调换等方面的建议。
　　（三）审“购谁的”，即对供应商和开标过程的审查。对供应商的选择要制定一个严格的标准，在对供应商进行考查的基础上，考虑那些信誉好、实力强的供应商，以保证支付合理价格的同时获得较好的质量，要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作，审计监督时，应特别注意对招标文件和评议标准的审查，着有无漏项、表达不清、责任不明及与国家法规、政策不一致等问题，以及有无招标者预先内定中标者或向投标者泄露标底，评标过程中有无不公平、不公正、不合理等违规行为。

　　三、合同履行情况的审查

　　合同履行是一个不容忽视的环节，它关系到采购活动的成败。这一环节主要审“验收和结算”，即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，是否按规定保留了质量保证金等等。对于重要的采购活动，审计人员应亲自参与；对于专业性很强的采购活动，还可以聘请参与采购工作的专家来验收，从而保证质价相符和采购活动的成功。
　　在实施采购合何审计审签过程中还应注意以下几个问题：
　　（一）建章立制，规范行为。完善的制度是有效实施采购合同审计审签的基础，也是规范内审人员、各相关管理部门人员行为的准则和开展采购合同审计审签的依据。建章立制就是要紧密结合企业资金活动现状，建立和完善基建工程项目管理、物资采购、经济合同管理等方面的内控制度，明确采购组织、程序及采购、监督、财务等相关部门的职责，并根据不同的采购金额和采购方式规定相关的采购和监督程序。
　　（二）加强信息系统建设。用什么样的标准来衡量采购价格的合理性、有效性，并据此确定采购的取舍，是采购合同审计审签的核心。因此，建立一个容量大、反应灵敏的价格信息系统，对于实施采购合同审计审签至关重要。内审机构要改变目前审计手段落后、难以适应工作要求的状况，变被动为主动，充分利用互联网络等资源，加强市场价格调查，开辟信息源，增加信息量，从而获取有关价格等方面的信息。
　　（三）严格依法审计，做到“到位”不“越位”，处理好与有关部门的关系。审计部门是监督部门，有纠正采购合同中不合理的内容和不合理的资金支出的权力，通过审计规范经办部门及合同经办人的行为，增强经办人员的责任心。合同经办部门是采购合同的当事人，最了解采购合同形成的全过程以及每一个环节，在审计工作中，审计部门应充分听取经办部门、经办人员的意见。采购合同审计审签牵涉到很多部门，因此，在审计监督过程中还必须处理好与其他监督部门和各管理部门的关系。
　　（四）提高审计人员的业务素质。审计人员必须学习和掌握相关招标法规、合同法规、政府采购法规，以及招标采购全过程的各项业务知识；同时，还应注意区分采购合同的轻重缓急，区别对待。

企业采购合同的审计审签及其应注意的问题

来源：《财会通讯》

　采购合同审计审签是指由内部审计部门或审计人员对涉及物资、工程、服务等采购活动所签订合同的全过程，包括对合同的签订、履行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。其主要目的是通过对采购合同的审签，加强对采购活动的审计监督，把采购过程隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化，使企业各职能部门相互协调，相互监督，共同致力于成本费用的控制，最大限度地堵塞采购过程中的漏洞，实现企业效益最大化。采购合同审计审签一般分为对合同文本的审查、合同产生过程的审查和合同履行情况的审查三个环节。

　　一、合同条款的审查

　　对合同条款的审查，即对合同草本主要条款的完整性、严密性、合法性的审查。需要注意的是，合同一经当事方签字盖章，一般就产生法律效力，难以更改，因此，审计机构或审计人员对合同的审计审签，必须在合同产生法律效力前进行。在审签时，要根据招议标的结果或当事人约定的具体合同内容进行审计，最终使合同的条款齐备、准确、严密、合法，促使合同成立、生效及顺利地履行，实现订立合同的目的。其内容主要包括：
　　（一）当事人的名称或者姓名和住所审查。当事人是合同的主体，审查时要看合同中是否将当事人都规定到合同中去，而且准确、清楚地规定各方当事人名称或者姓名和住所；合同载明住所的意义在于，决定债务履行地、诉讼管辖、涉外法律适用的准据法、法律文书送达的处所等。
　　（二）标的及其数量、质量的审查。标的的审查要根据标的物的不同加以区分确定，以物为标的的，要审查合同中的出卖物；以工程为标的的，要审查建设合同中的工程或者劳务；另外，还要审查标的名称是否规范、准确，注意不同地区、国家和方言对同一标的的不同称谓。在审查标的物数量时，以物为标的的要审查其长度、体积或者重量的约定；以工程或服务为标的的要审查其工作量的约定。对标的物质量的审查，应向签订合同对方索要相关的国家认可的质量标准；如果是当事人双方约定的质量标准或技术要求，要审查其性能、效用、工艺等。
　　（三）价款或者报酬的审查。对于有政府定价和政府指导价的，要看合同价款的约定是否按规定执行；如果是当事人双方约定的，要看合同中是否清楚地规定计算价款或者报酬的方法。
　　（四）履行的期限、地点和方式的审查。审查时，要看期限的约定是以天计、月计、季计，还是以年计；是即时履行、定时履行、还是分期履行。而履行地点有时是标的验收地点、明确运费由谁负担、风险由谁承担以及所有权转移的依据。合同中应明确、具体地规定履行的期限和地点。对履行方式审查时，要看合同规定是否具体约定采用何种方式，包括交货方式、实施行为方式、验收方式、付款方式、结算方式等。
　　（五）违约责任与争议解决方式的审查。审查违约责任时，要看其是否明确约定定金、违约金、赔偿金的计算方法等。对争议解决方式的审查，要看其是否明确约定常见的双方逋过协商和解、由第三人进行调解、通过仲裁解决或通过诉讼解决等方式。

　　二、合同产生过程的审查

　　合同产生过程的审查，主要审查合同产生的必要性和效益性，对于一些重要的采购合同的产生过程，审计人员应亲自参与。
　　（一）审“该不该购”及“何时购”。要审查采购计划是否经过可行性论证（特别是金额较大的采购项目），还要审查采购计划是否履行了相关审批手续、资金是否落实、有没有对采购价格进行过市场调研、企业现有资源是否可以满足该需要等。另外，如果采购时间选择不当，将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。
　　（二）审“怎么购”，即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，在审计时，要运用经验知识来进行具体分析判断，审查采购方式的选择是否得当。另外，对采购部门和人员也要进行审查，对于组成相应的采购工作组的，在审计过程中，应对采购工作组的规模、人员组成进行评估，对部门和人员组成要考虑仔细、周到；对采购人员的审查包括专业能力的审查和道德行为的审查，针对组成人员能力缺陷，提出人员配置、调换等方面的建议。
　　（三）审“购谁的”，即对供应商和开标过程的审查。对供应商的选择要制定一个严格的标准，在对供应商进行考查的基础上，考虑那些信誉好、实力强的供应商，以保证支付合理价格的同时获得较好的质量，要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作，审计监督时，应特别注意对招标文件和评议标准的审查，着有无漏项、表达不清、责任不明及与国家法规、政策不一致等问题，以及有无招标者预先内定中标者或向投标者泄露标底，评标过程中有无不公平、不公正、不合理等违规行为。

　　三、合同履行情况的审查

　　合同履行是一个不容忽视的环节，它关系到采购活动的成败。这一环节主要审“验收和结算”，即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，是否按规定保留了质量保证金等等。对于重要的采购活动，审计人员应亲自参与；对于专业性很强的采购活动，还可以聘请参与采购工作的专家来验收，从而保证质价相符和采购活动的成功。
　　在实施采购合何审计审签过程中还应注意以下几个问题：
　　（一）建章立制，规范行为。完善的制度是有效实施采购合同审计审签的基础，也是规范内审人员、各相关管理部门人员行为的准则和开展采购合同审计审签的依据。建章立制就是要紧密结合企业资金活动现状，建立和完善基建工程项目管理、物资采购、经济合同管理等方面的内控制度，明确采购组织、程序及采购、监督、财务等相关部门的职责，并根据不同的采购金额和采购方式规定相关的采购和监督程序。
　　（二）加强信息系统建设。用什么样的标准来衡量采购价格的合理性、有效性，并据此确定采购的取舍，是采购合同审计审签的核心。因此，建立一个容量大、反应灵敏的价格信息系统，对于实施采购合同审计审签至关重要。内审机构要改变目前审计手段落后、难以适应工作要求的状况，变被动为主动，充分利用互联网络等资源，加强市场价格调查，开辟信息源，增加信息量，从而获取有关价格等方面的信息。
　　（三）严格依法审计，做到“到位”不“越位”，处理好与有关部门的关系。审计部门是监督部门，有纠正采购合同中不合理的内容和不合理的资金支出的权力，通过审计规范经办部门及合同经办人的行为，增强经办人员的责任心。合同经办部门是采购合同的当事人，最了解采购合同形成的全过程以及每一个环节，在审计工作中，审计部门应充分听取经办部门、经办人员的意见。采购合同审计审签牵涉到很多部门，因此，在审计监督过程中还必须处理好与其他监督部门和各管理部门的关系。
　　（四）提高审计人员的业务素质。审计人员必须学习和掌握相关招标法规、合同法规、政府采购法规，以及招标采购全过程的各项业务知识；同时，还应注意区分采购合同的轻重缓急，区别对待。