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外协外包(劳务费)专项审计

2017-11-10 16:46:32 来源:风控网 浏览:104

外协外包管理是公司经营的关键风险点,外协外包业务的组织与管理,影响协作产品、零部件的价格、质量、周期及服务的总体效果,从而影响公司最终产品的质量、周期。本文旨在介绍某集团审计部在实施外协外包专项审计项目过程中,如何通过运用必要的审计程序,查找可能存在的风险与问题,并收集充分的资料,做出审计评价,提出可行的审计意见和改进措施。

一.案件背景
沪东中华造船(集团)有限公司(以下简称公司)是中国船舶工业集团公司旗下的核心造船企业,现有员工5000余名,年造船能力超过200万吨,年销售额达到130亿元。公司具有80多年的造船历史和丰富的造船经验,拥有国家级企业技术中心、博士后科研工作站,拥有1400余名各类专业技术人才,在船舶研发、设计方面走在我国造船企业前列。在生产过程中,公司限于设备、场地、工艺、生产许可等条件和劳动力负荷情况,产品和工程项目会发生外协外包业务。
       公司作为劳动密集型大型国有制造企业,外协外包业务种类多、外包方式多、对应的劳务队多,管理难度大,因此,外协外包管理是公司经营的关键风险点。鉴于以上特点,并兼顾公司管理层的要求,公司审计部决定对外协外包(劳务费)管理情况进行专项审计。 
二.审计过程及方法
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审计思路的确定
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专业判断书+德尔菲法,确定审计范围。审计组十分重视审前调查,先后访谈了外协外包相关部门(企划部、人力资源部、公司下属劳务公司)负责人,熟悉了外协外包的活动过程,了解了外协外包业务目标、程序、关键控制活动、涉及的部门和人员,审计组运用项目风险管理中的德尔菲法,向各个专家征询了风险预测意见,初步确定了该业务可能存在风险的关键点,并按重要性进行排列,其中“必须项”作为本次审计的高风险领城,给予高度关注。
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审计经验+工作分解结构,制订审计方案。审计方案是内部审计成功的关键因素,包括具体活动界定、活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等各项工作。为此,审计组在上述初步调查基础上,制订出本次审计的总体审计计划及具体审计计划。
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调整审计步骤+网络图管理,优化审计程序。通过运用计划评审技术,发现采用瀑布式时间管理需要43天,但项目要求35天内完成。于是审计组对项目活动进行优化,要求审计人员在走访完职能部门后,立即编写该部分审计工作底稿,以节省审计时间。通过绘制网络图,经计算可得关键路径为28.5天,预留一定天数的可调节余量,预计可以在35天内完成任务。
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审计技术方法的运用
外协外包专项审计涉及的部门较多、时间跨度较大,审计组基于对公司控制环境的认可,先开展符合性测试,根据符合性测试的结果实施实质性测试。审计组主要运用了访谈法、查阅法、比较分析法、穿行测试、抽查等审计技术方法。
结合经济责任审计,落实管理提升措施。由于各生产部门责任人年初均签署经济责任书,本次审计以此为标准,通过数据统计,查看外协外包业务执行情况,并进一步分析原因,从而提出管理提升措施建议。 
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审计资源的配置
根据项目的工作分解结构和项目进度计划安排,项目对整个项目中需要的人力资源进行估算,确认最多需要6名审计人员。为了提高审计效率,审计组决定运用项目管理中平衡资源的方式,同时考虑可能存在的廉政风险,由审计部与监察部共同组成审计组,并确保所选组员形式与实质上的独立性。最终将预计6名审计人员减少为3名。本项目人员配置:审计组组长1名(a,组员2名b、c),外加1名监察专员(d)。用甘特图描述现场审计调整后的时间安排

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遇到的问题及解决方案
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合格供方管理情况一一财务明细账逆向调查法。审计组审查了23家在册外包劳务合格供方相关审核资料,还利用财务系统获取了2012年“工程承包”财务明细账,对此明细账按“单位”进行统计,以确定实际付款单位是否均在外包劳务合格供方名单内。
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物量分配的公正性、合理性一一访谈获取线索,书面资料予以证实。为了保证访谈的可靠性,审计组走访了各主要生产部门,并邀请生产部门的负责人、车间主任参加会谈,对于了解到的情况,均要求提供会议纪要或其他资料予以支撑。
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区域承包费用的合理性——比较分析(包括横向、纵向比较)。公司在制造船舶过程中,对于某些业务会采用区域承包的方式外包,虽然企划部门对区域承包内容予以列示并罗列单价,但没有具体的业务结算清单,很难发现不合理处。对此,审计组询问相关人员,并要求提供支持性文件,选取了由总装一部、总装二部分别制造的同一船型进行比对,通过对两船区域承包费用的横向比较发现问题。
三.审计成果及成效
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审计发现的问题
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合同签订规范性问题。审计组在抽查各生产部门2012年公司外协外包业务合同时,各生产部门与各劳务队签订的合同价均在部长的合同签署权限300万元以内,但发现个别拆分合同的现象。审计建议公司相关部门进一步明确生产部门签订合同的原则规定,以规范合同签署行为,规避不必要的合同风险。
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物量分配科学性问题。生产部门根据下达的物量进行外协外包项目的分配。经进一步分析23家劳务队定额工时完成率、人均产值两个指标之间的逻辑合理性,发现个别劳务公司定额工时完成率与人均产值不配比。审计建议各生产部门建立起更为详细、可行的物量分配制度依据,并尽量以集体讨论决定的方式确定分配的内容与对象,形成相关的会议纪要或评审表。
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操作流程标准化问题。确认劳务队工作量的“完工(阶段)验收单”确认要素、流程不同。各生产部门申请机动额度予以补贴的流程与依据也存在较大差异。审计建议公司相关部门结合各部门的生产实际,制定推行关于工作量确认的指导性流程,确保己确认的工作量真实、可靠。
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结算单价符合性问题。结算价格未明确76000吨散货船区域承包总价;对所选取的两艘同型号船区域承包费用进行横向比较,发现不但有差异,而且均有超预算的情况;各生产部门根据自身生产资源划分的施工内容差异性较大。审计建议相关归口管理部门补充、完善在制船型的价格信息,尽量不出现缺项,并进一步研究分类细化的可能性和可行性,以不断提高精细化管理水平和成本管理水平。
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审计整改情况
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总经理批注。审计报告上报公司总经理后,公司总经理予以高度重视,在审计报告上批注了6处,并将该审计报告批示给各相关副总及相关部门。
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召开整改会议。针对本次审计提出的建议,企划部先后组织了2次整改会议,对机动额度申请流程予以细化、明确,同时规范各生产部门外协外包物量分工及阶段结算工作流程。
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审计效果
通过本次审计,公司法务部联合审计部,组织各部门合同管理员进行了专项培训,使公司合同管理工作更加规范化。各生产部门通过企划部组织的外协外包物量分工及阶段结算工作流程研讨会,对物量分配、物量确认、阶段结算流程进行了梳理及流程优化。在《外包外协结算价格》中明确了76000吨散货船区域承包总价。
四.思考与启示
本次审计,尝试运用了项目管理理论中的德尔菲法、工作分解结构(WBS)、计划评审技术等方法确定审计范围及审计方案,并通过审计资源平衡来调配工作和人员,大大提高了审计效率及项目完成质量,使项目如期完成并达到了预期效果。

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