由于每个单位的具体情况都是不相同的,因此,担保存在的主要问题也可能不同,如有的单位主要风险在于担保业务未经相应的授权审批而形成违规担保,而另一些单位的担保风险在于未形成正确的会计记录。本节下述内容只是针对一般的情况而言,每个单位应结合自身的特点,找出担保的关键控制点。
下面我们根据担保的控制目标来归纳担保的关键控制点。
一、担保业务是根据管理当局一般或特定的授权进行的
对以下四个关键点,应通过恰当手续,经过特别审批或一般审批:
1.担保业务的受理;
2.担保责任、担保标准和担保条件等;
3.担保合同的订立需经过单位最高管理当局的授权审批;
4.履行担保责任支付垫付款项。
二、记录的担保业务为实际发生的而非虚构的
确认的担保责任是以经过审核后订立的担保合同为依据的。
三、所有的担保业务均要反映在账簿或报表附注中
担保合同均已事先按顺序编号并已登记入账,通过预先编号的担保业务受理书、被担保单位调查表、调查报告、担保业务台账、担保业务表外登记簿等多种形式记录担保业务的发生情况。
四、担保责任以正确的金额,在恰当的会计期间及时记录于适当的账户或在报表附注中揭示,应当采用适当的会计政策,并且前后各期一致,比如或有负债的确认标准。
五、正确记录垫付款项及其收回
应核对书面索赔通知是否有有效签章,索赔是否在担保规定的有效期内,索赔的金额、索赔证据是否与担保合同规定的一致。核对无误后,经有权签字人同意后方能对外文付垫付款项。款项发出后,应及时向被担保单位发出垫款通知书,向反担保单位发送《履行担保责任通知书》,并加强检查的力度,及时、全额收回垫付款项。
六、对担保业务实施管理措施,合同保留人员与记录、批准人员相互独立
1.担保业务的受理职务与核准职务相分离;
2.负责调查了解被担保单位经营与财务状况的职务与审批职务相分离;
3.签订担保合同的职务与复核职务相分离;
4.担保责任的记录职务与担保合同的核实职务、付款职务相分离;
5.担保合同订立职务与履行担保责任垫付款项的支付职务相分离;
6.履行担保责任垫付款项的复核职务与付款职务相分离。
七、账面担保责任与实际承担的担保责任定期核对相符
1.定期进行担保合同检查;
2.内部核查。