销售与收款控制关键点

九、应收账款控制
  　在当前的经济生活中，各单位普遍存在应收账款，而且数额很大，往往在资产中占有很大的比重。应收账款能否尽快收回，将直接影响单位的资金流动；应收账款能否确实收回，又直接影响应收账款是否会转变为坏账。应收账款的记录是信用部门确定信用政策和是否增加限额的依据。所以，对应收账款的控制，是销售与收款业务中内部会计控制的重点。其关键控制点有：应收账款记录的控制、应收账款客户的分析控制、应收账款的收款控制、坏账的控制、计提坏账准备的控制和应收票据的控制。
    1．应收账款记录的内部会计控制
    应收账款记录的内部会计控制应做到以下几点。
    (1)设置应收账款总账和应收账款明细账进行核算应收账款的明细账和总账应分别由不同的人员根据各种原始凭证、记账凭证和汇总记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对应收账款总账和应收账款明细账的余额。
    (2)应收账款记录必须严格以经销售部门核准的销售发票、发运单等作为依据，防止虚记应收账款。
    (3)、单位应当按照客户名称设置应收账款台账，及时登记每一位客户的应收账款余额的增减变动情况和信用额度的使用情况，定期编制应收账款余额核对表或对账单，每年至少一次向欠款客户寄发对账单。编制该表的人员不能兼任记录和调整应收账款的工作。
    2．应收账款客户的分析控制
    (1)单位应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。对催收无效的逾期应收账款应及时追加法律保全程序。
    (2)对应收账款实行单个客户管理和总量控制相结合的方法。对应收账款实行单个客户管理，便于对账，可以及时了解客户的欠款、偿还情况及信用程度，发现问题，采取措施。对应收账款多、赊销频繁的单位，如果不能对所有客户进行单个管理，也可以侧重于总量控制，通过分析应收账款的周转率和平均收款期、实际占用天数、变现能力来判断企业的流动资金是否维持在正常水平上，以便及时调整信用政策。
    (3)单位应当定期按照应收账款账龄来编制应收账款分析表，按照应收账款账龄分类估计潜在的风险，正确计算应收账款的实际价值。
    3．应收账款的收款控制
    (1)各单位应在单位内部明确经济责任，建立奖惩制度。对从事销售业务的部门实行销售与收款一体化，将从销售到收款的整个业务流程具体落实到部门和有关人员。在对业务人员分解销售指标的同时，也要核定应收账款的回收率。对完成和超额完成指标的部门和人员给予奖励，对完不成任务的部门和人员扣发奖金甚至工资。对追讨回来的逾期应收账款，应该按照一定的比例对有关部门和人员进行奖励。
    (2)规定赊销管理权限。单位内部应该规定销售人员、销售主管、销售经理等的赊销批准限额，限额以上的赊销必须由授权的更高级的管理人员根据赊销分级管理制度进行批准。单位要根据单位产品的不同市场要求，采取不同的赊销策略。对供不应求的产品，应该采取现金销售方式；对供大于求的产品或滞销的产品，可以适当给予客户优惠的信用条件和信用政策。
    (3)采取销售折扣的方式。销售折扣包括商业折扣和现金折扣，其目的是促使客户多购买单位的产品或早日付款，特别是现金折扣，它是加速应收账款周转、尽快回笼现金的一种重要的促销手段。折扣比率和信用期限是企业信用管理的重要方面，企业根据当期确定的信用政策，进行信用成本与收益的权衡，确定恰当的折扣比率和信用期限。现金折扣属于企业的理财行为，在折扣实际发生时，会计上把它作为财务费用处理。
    (4)确定合理的信用政策。赊销期的长短、赊销额度的大小，直接影响单位产品的销售。过长的信用期虽然使单位按照权责发生制计算的赊销利润大于现销利润，但它并不稳妥：一是单位的资金被他人无偿占用；二是单位要用自己的现金为他人垫交税金；三是信用期越长，回收款项的风险就越大，形成坏账的可能性也就越大。而如果给客户的信用期太短，又不利于商品的销售。因此，各个单位要结合本单位的实际情况来分析利弊，确定合理的信用政策。
    (5)对赊销朗较长的应收账款，合同或协议条款必须清楚、严密。赊销期限越长，应收账款发生坏账的风险就越大。因此，单位在与客户签订合同时就必须对其收款方式和收款期限做出明确的规定，并对违约情况及其赔偿做出详细的规定。
    (6)选择坚挺的货币作为结算货币，避免外汇汇兑损失。在对外贸易中，汇率的变动往往会给单位带来较大的风险。因此，单位在取得债权、形成应收账款时，应该选择较坚挺的货币作为结算货币，以减少外汇汇兑损失；同时，要做好外汇市场的预测、分析工作，正确选择结算期，运用适当的方法转移外汇风险。
    (7)对停止偿还欠款的客户，实行协议清算。当债务方非恶意拒付欠款时，单位可以做出进一步的让步，重新签订还款协议，允许债务方分期分批归还应收账款，以保证债权的诉讼时效；同时，加强催收工作。
    4．坏账控制
    当应收账款收不回来时，就形成了单位的坏账。
    (1)坏账确认控制。单位对于挂账时间长的应收账款应当报告管理部门，由管理部门进行审查，确定是否将其确认为坏账。
    按照会计制度的规定，有确凿证据表明某项应收账款不能收回或收回的可能性不大，如债务单位已经撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足或者遭受严重的自然灾害，导致其在短时间内无法偿付债务等，以及三年以上的应收账款，应该确认为坏账。但是，下列情况不得将应收账款确认为坏账：
    ①当年发生的应收账款；
    ②计划进行重组的应收账款；
    ③与关联方发生的应收账款；
    ④其他已经逾期，但无确凿证据表明不能收回的应收账款。
    (2)坏账批准的控制。单位要制定严密的坏账批准程序，按照授权原则和方法进行坏账的审批。一般情况下，应由有关的业务部门对坏账进行确认后，报单位的最高管理层进行最终的审核和批准，而不能盲目地、任意地批准坏账，要慎重行事。
    (3)坏账处理的控制。单位对所发生的各项坏账，必须查明责任，并按规定的审批程序做出正确的会计处理。对于确实收不回来的应收账款，经批准后可以作为坏账损失，冲销计提的坏账准备，注销该项应收账款。已经注销了的坏账应当记录在备查登记簿上，做到账销案存。已注销的坏账又收回来时，要及时入账，并按照实际收回的金额，增加坏账准备，严禁形成账外账。
    5．计提坏账准备的控制
计提坏账准备是按照会计核算中的谨慎性原则的要求，在每年年度终了时，对应收账款进行全面检查，预计各项应收账款发生坏账的可能性，按照一定的方法计提的、用于将来抵偿发生的坏账损失的准备金。坏账准备计提得越多，防范今后的坏账风险的能力就越强；但是，其对当期的利润和税收的影响也就越大?所以，各个单位必须按照会计制度的要求，正确计提坏账准备，包括选择合理的计提坏账准备的方法，正确计算坏账准备金，对坏账准备进行正确的会计处理以及不得计提秘密坏账准备金等。
    6．应收票据的内部会计控制
    应收票据也是因为销售商品或提供劳务而形成的应收而未收到的款项，只不过是对方开出了商业汇票作为一种抵押。应收票据的性质和应收账款的性质基本上相同，二者的控制方法和内容也大同小异。这里仅介绍应收票据内部会计控制的几个特殊点：
    (1)单位在接受应收票据时，要按照《票据法》和《支付结算办法》中对商业汇票的具体规定，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免单位资产遭受损失。
    (2)单位应收票据的接收、贴现和换新必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准并定期向出票人函证。
    (3)正确进行应收票据的账务处理，包括收到票据、票据贴现、到期兑现等，登记应收票据总分类账。同时，还要仔细登记应收票据备查簿，特别是已经贴现了的票据必须在备查簿中登记，以便日后进行追踪管理。
    (4)各个单位要指派专人保管票据，并制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度。

十、退货理赔控制
    单位应当建立销售退回管理制度。单位的销售退回必须由销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。退货理赔控制的关键点主要有以下三点。
    1．验收退回货物
    对于由客户退回的货物，应由质检部门进行检验并出具检验证明。验收内容包括货物的品种、数量、质量以及退货理由等。仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告。退货接收报告是对退回货物进行文件记录和控制的重要手段，它应当事先编号，在发生退货时填制。该报告的编制人不能同时从事货物发运业务；报告填制完成之后应接受独立于发货和收货职能的人员的检查。
    2．调查和核准退货
    由独立于销售部门的客户服务部门对退货原因等进行调查，对调查结果子以书面记录后，由得到授权的销售部门予以核准；客户服务部门在调查结束后应当将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信用、会计、销售部门作为最后的审核依据。在此基础上，销售部门填制贷项通知单及红字发票，作为退款和销售退回处理的依据。
    3．财会部门办理退款
财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。

十一、销售预算控制
  　单位应当对销售业务建立严格的预算管理制度，制定销售目标，确立销售管理责任制。单位应当将预计销售目标层层分解，落实到人，并建立相应的激励约束机制，保证销售预算的顺利完成。销售预算一般出销售部门编制。销售预算中各项数据应有详细的理由说明，并接受企业主管的严格分析论证，以便使预算成为对日后控制销售业务的一种真正有用的工具。
    预算编制后，销售部门应定期将目标销售量(或目标销售额)与市场预测的销售量(或销售额)进行比较分析，当目标销售量(或目标销售额)与市场预测的销售量(或销售额)存在差异时，单位主管应指定专门人员进行调查，单位主管还应定期召开由销售部门、信用部门、会计部门经理等参加的会议，讨论公司的销售趋势，以便及时修正销售预算和不断开拓新的销售市场；讨论各种重大的拖欠账款，以便及时采取相应的措施。当然也可以通过降低成本、费用等来实现预算目标。