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销售与收款控制关键点

2011-02-07 15:54:18 来源:风控网 浏览:4244

六、销售合同的控制
    销售合同是办理销售业务的依据,是确定购销双方权利、义务和责任的重要文件,是确保销售方利益的重要手段。因此,必须重视对销售合同的控制。销售合同控制的关键点主要有以下四点。
    1.负责签订销售合同的销售人员必须得到授权。
    2.销售合同的签订必须符合《中华人民共和国合同法》的规定,特别是对于付款方式与时间、货物交接方式、商品质量要求、对违约行为的处罚等应做出明确规定。金额较大的合同的订立应事先征求法律顾问或专家的意见。
    3.建立健全销售合同审批制度,审批人员应对销售价格、信用政策、发货和收款方式等进行严格的审批。
    4.销售合同应确保合同条款公平、完整,销售单位应有合理的合同管理制度,包括合同签订、修改补充、取消、合同保管、传递、编号等等,以订单取代销售合同的,应将订单统一管理。

七、销售发票控制
    销售发票是销售业务的真实记录,是收取货款的依据,如果在此环节缺乏有效的控制,将会导致舞弊行为,或导致收入记录不实。销售发票控制的主要关键点有以下几点。
    1.授权控制。即发票开具人必须经过授权,任何未经授权的人员不得开出发票。
2.明确发票管理和领用制度。即指定专人负责发票的保管和领用,发票使用人领用发票必须签章,并注明领用发票的号码,以明确责任。
    3.开具依据控制。销售发票应以客户订单、销售通知单以及信用核准单等为开具依据。在开具发票时必须依据销售通知单上的连续编号进行,以保证所有发出货物都开具了发票。开具过程中还应核对实际发运数量,保证所有发出商品都已核实销售数量;应核对客户名称,使之与客户订单相一致;核对发票价格,使之与价格目录或信用部门及销售部门批准的金额一致。
    4.复核控制。建立发票复核制度,由独立于发票开具人的其他人员对发票的构成要素进行复核。
    5.对发票总额应该加以控制,即对所有发票应定期结出合计金额,以便与应收账款或销货合计数进行核对。
    6.开票人员还应该使用和保留连续编号的发票,包括已作废的发票;独立于发运货物和开票人员的其他人员应该定期检查事先连续编号的销售发票和发货通知单。

八、销售执行控制
   在签订销售合同之后,即进入合同的执行阶段。销售执行控制的关键点有:销售通知单的编制控制、发货控制、运输控制、收款控制、销售凭证的保管控制、销售记录的控制。
    1.销售通知单的编制控制
销售通知单是销售执行的起点,同时,销售通知单又是贯穿于整个销售业务执行过程的单据,它是仓库、运输、开票、收款等有关部门行使职权的主要依据。销售部门收到客户订单并签订销售合同后,应根据销售合同,编制统一的销售通知单。在编制销售通知单之前,销售部门首先应该向发货部门询问客户所订货物是否有货源,是否有库存。如果没有库存,应该向客户做好解释工作,并积极组织货源,尽快满足客户的需要;如果有库存,应及时编制销售通知单。销售通知单一式多联,以完整和规范的格式记录了不同的客户订单内容,如所订货物的编号、数量、价格、规格等,同时也记录了销售过程中所需要的各种授权批准手续,为发运业务的执行和有关账册的记录提供了书面依据。销售通知单必须事先连续编号,归档管理并由专人定期检查。
    2.发货控制
    仓库必须得到授权才能发货,具体是根据经过批准的销售通知单发货,保管人员不能擅自对客户发货,更不能随意调换货物。实际发货的品种和数量应当同销售通知单上的一致,并将其记录在保管账及销售通知单的副联上,然后将其中的一联交财会部门入账。如果仓库同时负责包装业务,还应同时填制包装情况表,记录其完成情况。各单位应该使用连续编号的发货通知单记录货物的发运情况。同时,仓库应当定期进行货物盘点。如果发现盘亏,应及时查明是否存在货物被盗或货物发运后末及时记录等情况;如果发现盘盈,应该查明是否存在货物被退回但未及时记录在存货账内等情况。
    3.运输控制
运输部门应在核对销售通知单及销售部门填制的装运单后,再运输货物,并确保货物运输的安全性和及时性。运输部门在装运货物之前,必须进行独立验证,以确保从仓库提取的货物都附有经批准的销售通知单,并且确保将要发出的货物的内容与销售通知单上的一致。发运商品后,应填制装运凭证,以证明货物已装运。运输部门出具的装运凭证或提货单应该由电脑或人工根据销售部门的销售通知单编制,一式多联并且连续编号。按序归档的装运凭证一般由运输部门保管。装运凭证提供了货物确实已经装运的证据。
    需要注意的是:不论是仓库还是运输部门,其发货和运输行为必须得到其他独立人员(通常是门卫)的监督,监督内容包括对所发运货物实物的清点以及将其与销售通知单上所列明的品种、数量进行核对。发运货物清点复核人员应当在有关凭证上签字。
    4.收款控制
    财会部门应将销售部门、仓库、运输部门转来的销售发票、合同副本、发运凭证等核对无误后,编制收款通知书,并按合同规定向客户收款。单位内部的销售与收款职能应当分开,销售人员应当避免接触现款。
    (1)销售部门应当设置销售台账,及时反映各种商品的开单、收款、发货等情况。销售台账府当附有客户订单、销售通知单、客户签收回执等相关的客户购货单据。
    (2)客户的赊销必须坚持核准赊销、取得保证、限期回收货款的原则。销售人员负责对应收账款的催收。对于到期未收回的货款,财会部门必须提出报告,督促销售部门加紧催收。
    (3)单位对长期往来的客户府建立完整的客户资料,应当制定一套明确的客户信用评级方法和客户信用授信表。对客户资料应当实行动态管理,经常更新。
    (4)加强办理、记录、收存现金和银行存款收入的控制。债务人偿还货款或劳务款时,要涉及货币资金增加和应收账款减少的记录。由于货币资金的流动性很强,办理和记录现金、银行存款收入时,最需要关心的是货币资金的安全性和完整性。货币资金失窃可能发生在货币资金收入登记入账之前或之后。处理货币资金收入时,最重要的是要保证全部货币资金如数、及时地收存到银行或保险柜,同时准确地计人现金日记账、银行存款日记账和应收账款明细账。这方面的内部控制可以参照货币资金的内部会计控制。
    (5)加强应收账款的内部会计控制。这个问题将在下解答。
    5.销售凭证的保管控制个问题中予以
单位应当加强对销售凭证的保管,单位的销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件是单位重要的原始资料,是销售活动的主要证据,各个单位必须妥善保管,尤其要加强对空白发票的管理。任何部门、任何个人都不得擅自篡改、隐匿、销毁销售合同和销售发票等文件和凭证。
    6.销售记录的控制
    销售记录的控制主要的关键点包括以下几项:
    (1)单位应当指派专人审查发票,主要查核应包括:销售数量是否与经客户确认的发货通知单上列示的数量相符,销售价格是否与经审核批准的销售价目表上的销售价格相符,发票列示的折扣率是否与经审批的折扣表相符,发票金额的加总计算是否正确,等等。
    (2)单位销售价目表的修改必须经审批人审批,修改的项目必须详细记录。
    (3)单位给予客户的折扣率的修改必须经审批人员审批,修改的项目必须详细记录。
    (4)单位应该按时进行发货通知单与发票的核对工作,调查任何有发票而没有发货通知单或者有发货通知单而没有发票的情况。
    (5)单位应该定期对销售毛利率进行审核,如果发现销售毛利率偏低,应该检查是否存在漏记销售的情况。
    (6)单位应该定期审核应收账款总账与明细账,查明两者是否存在差异。如果有差异,应及时查明原因。
    (7)单位应该通过系统的设计,规定编制销售发票时必须输入对应的发货通知单号码。
    (8)单位应该定期查核当期销售发票金额的加总是否等于总账中销售项目内的贷方金额。

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