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销售与收款控制关键点

2011-02-07 15:54:18 来源:风控网 浏览:4243

    销售与收款环节的控制关键点主要包括:销售活动中销售、发货及收款的职务分离的控制,授权批准的控制,客户订单的控制,客户信用分析与赊销的控制,销售价格的控制和销售谈判的控制,销售合同的控制,销售发票的控制,销售执行控制,应收账款的控制,退货理赔的控制,销售预算的控制,等等。
一、销售活动中销售、发货及收款的职务分离的控制
    单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理销售与收款业务的不相容职务相互分离、制约和监督。销售与收款业务通常是由销售部门、发货部门和收款部门共同完成的。企业应当分别设立办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策以及催收货款等;发货部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜;财会部门主要负责销售事项的结算和记录及监督款项的收回等。单位不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。
有条件的企业应当建立专门的信用管理部门或岗位,负责制定企业信用政策,监督各部门对信用政策的执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分开设立。单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德,通晓国家现行法规,熟悉销售与收款业务,在销售与收款过程中能自觉维护本企业的各项权益。同时,各企业在岗位设置与人员调派上必须保证销售与收款中的不相容职务分开设置。单位应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行岗位轮换。
    一般来说,各单位应对下列不相容的职务予以分离:
    1.接受客户订单的职务和负责赊销信用核准的职务应分离;
    2.填制发票的职务和发票的复核职务应分离;
    3.销售通知单的编制或开具职务与商品付款、提取及托运职务相分离;
    4.办理销货退回时的实物验收职务退货记录职务应分离;
    5.应收账款的记录职务与收款职务应分离;
    6.应收票据及票据质押物的保管职务与记录职务应分离;
    7.商品保管与装运职务应分离;
    8.开单销售职务与收款职务应分离;
    9.折扣和折让给予与审批职务应分离。

二、授权批准的控制
    为了保证销售与收款业务内部控制目标的实现,各单位应对销售与收款业务建立严格的授权批准制度,明确相关部门和岗位的职责和权限,并保证各岗位对业务的执行经过授权,明确规定授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人的职责范围和工作要求。审批人应当根据销售与收款业务授权批准制度的规定,在授权批准的范围内进行审批,不得超越审批权限。单位应当建立健全合同审批制度。审批人员对价格、信用条件、收款方式等内容进行审批。
一般说来,一个单位的销售与收款业务的授权批准制度具体包括:
    1.赊销业务必须经过信用部门审批。如果赊销业务未经核准审批,销售部门不得开具销售通知单,仓库不得发货,对金额较大或情况特殊的销售业务及特殊信用条件的实施应进行集体决策。
    2.销售价格、销售折扣等必须经过授权批准。
    3.核销应收账款或确认坏账必须经过授权批准。
    4.业务经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理相关业务,对于审批人超越授权范围审批的业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
    5.对于超过单位既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务,单位应当进行集体决策。
    6.严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。

三、客户订单的控制
    销售部门收到客户订单是销售业务的起点。为了保证销售业务的合法性和有效性,客户订单只有在经过适当授权批准后才能执行,客户订单控制的关键点包括订单审核和订单记录。
    1.订单审核
    销售部门收到客户订单后,首先应送交企业的信用管理部门办理批准手续。对于老客户的订单,信用管理部门主要对本次订单的数量、价格等进行检查;如果客户订单所需要的数量突破历史记录,则信用管理部门应要求客户提供近期的会计报表,根据客户近期的财务状况决定是否接受订单。对于新客户的订单,信用部门必须要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和会计报表,通过分析其资信情况和会计报表决定是否接受其购货订单以及允许的信用限额。无论是何种订单,涉及赊销的必须有经过信用部门主管或其他被授权人签字同意的书面文件才能办理;对于现销业务,订单审核较为简单,可以仅对订单数量、质量标准、发运方式等进行审核,但仍需有销售部门负责人的签字认可。
    2.订单记录
由于客户订单是销售成立的基础,因此,必须做好订单记录工作。销售部门应设置订单登记簿,对收到的每一份订单必须登记在订单登记簿上。就订单接受时间、数量、价格以及销售成交情况和客户支付情况等做出记录,以积累客户资料,保证从中筛选出信誉优良、成交量大的客户。在业务成交后,对销售执行情况和客户支付情况也应在订单登记簿上做出记录。

四、客户信用分析与赊销的控制
    如何在扩大销售量的同时及时回收款项,减少坏账损失,是每个单位所期望达到的一个目标。这需要各单位建立科学、合理、有效的信用分析和控制制度,其关键控制点有以下几点。
    1.设立独立于销售部门的信用管理部门,建立客户信用档案。除了对于客户基本资料的收集、记录之外,应重点对其付款态度、付款方式、信用限额等予以反映。
    2.进行客户资信状况分析。信用管理部门应对客户的资信状况进行分析,包括客户的合法性、银行对客户的信誉评估、客户的贷款回笼时间、客户履约情况等,在此基础上,为每一个客户评定信用等级,据此拟定信用条件和信用限额。
    3.实行客户动态管理,及时追踪客户变化情况。信用管理部门在对客户信用进行充分分析的基础上,由经过授权的审批人员签署是否同意赊销及对具体付款条件的意见。
    一般情况下,销售部门应当按照销售政策和信用政策来决定是否对客户进行赊销。特殊情况下,应提前向审批人员提出申请。对符合赊销条件的客户,必须由审批人批准签字。在实际工作中,赊销批准是由单位的信用管理部门根据单位的赊销政策,以及每个客户的已授权的信用额度来进行的。信用部门在收到销售部门的销售通知单后,要将销售通知单与该客户已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的余额加以比较。进行赊销信用检查时,还应合理划分工作职责,以切实避免销售人员为扩大销售而使单位承担不必要的信用风险。
    各单位应当建立信用批准控制制度,降低坏账风险。单位对于每一个新客户都必须进行信用调查,包括获取信用评估机构对客户信用等级的评定报告,要求新客户提供能够证明其资信情况的资料和财务会计报表。然后通过分析其资信状况和财务情况来决定是否接受本次订货,进行赊销;否则,只能进行现销。对于老客户,应考察过去的成交记录,确认其是否具有良好的商业信用。同时,信用管理部门还应考虑本次订货的品种、规格、数量等是否异常。如果本次订货异常,如数量大大超过历史记录,则在办理批准手续前,必须要求客户提供近期的财务会计报表,并通过对会计报表的审查来判别其财务状况,然后决定是否接受本次订货,开展赊销。
单位的信用管理部门在对客户的信用进行认真地分析研究后,必须由经过授权的人员在销售部门提供的销售通知单上签署是否同意赊销的意见,然后送回销售部门执行。

五、销售价掐的控制和销售谈判的控制
    在销售业务中,销售价格是销售成立的关键因素,良好的销售价格控制制度有利于保证销售行为的有序和有效,防止销售业务中的舞弊行为。价格控制的关键点有:
    1.制定统一的销售价格目录;
    2.制定明确的折扣、折让标准和相应的授权批准权限;
    3.有关部门在执行特殊价格时,应有专人审批。
在正式订立销售合同之前,应当指定专门人员就合同涉及的销售价格、信用政策、发货及收款方式等有关内容与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人,并与合同订立人员分离,谈判过程应有完整的书面记录。

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