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大权在握,行政虚增员工冒领33万元

2019-11-11 09:56:15 来源:风控网 浏览:146
内容提要:大权在握,行政虚增员工冒领33万元

案例回顾

昆山一家大型连锁超市某分公司的人资行政专员苏某,负责公司人员招聘、员工薪资核算制作、公章管理、甚至工资卡代办等,可谓是公司的后勤“大管家”。2015年9月的一天,苏某无意中听到有人提起工资表造假的现象,她瞬间眼前一亮,开始盘算自己的“生财之道”。商超行业的员工本就流动性大,虽然全员工资由总公司统一发放,但是发放依据都来自分公司上报的数据。而每家分公司每月多几人或少几人是常有的事,并不会引起任何人的注意。于是经过一阵盘算,一个完美的计划在苏某脑海中浮现。

苏某利用自己手握分公司人事大权和负责每月编制公司工资表的职务便利,用自己丈夫的信息伪造了入职申请,办理了一张工资卡,将他的名字造在了分公司的工资报表里,并注上应该发放的工资金额。随后,她把报表交到分公司领导手上。果然,领导没有发现猫腻,痛快地签了字。总公司的财务收到报表后,直接按分公司提交的工资表信息将苏某丈夫的工资打到了“工资卡”中。


一段时间后,苏某见公司对此一直毫无察觉,胆子越来越大,在之后造表时,她不时往里“加人”,这里面不仅有亲戚,有离职员工,甚至还有在该超市上班的品牌促销员。打入别人账户的钱如何被苏某拿到手呢?原来这些人入职时超市都要求他们递交身份证复印件,而苏某就利用这些资料偷偷为他们去银行单独办了连本人都不知道的“工资卡”。

就这样,直到2018年10月,分公司的领导在核对公司支出时,竟发现有离职员工的工资仍在照常发放,公司财务继续追查,才发现了苏某的问题,报了警。办案过程中,承办检察官与该公司的领导多次沟通核对,对账目等进行了清厘。最终查实,在3年多的时间里,苏某通过伪造工资表,虚增6名员工,冒领个人工资123笔,侵占公司资金共计人民币33万余元。

案例来源:北晚新视觉网

案例分析

企业薪资发放过程往往会涉及多个环节、多个部门,多个岗位,因此很多企业认为,公司有制度制约,同时又有领导审批,财务部复核等多重防控手段,舞弊事件很难发生!然而,我们发现,从已知的案件来看,薪资发放反而经常是不法员工利用管理漏洞实施资金舞弊的高风险领域,企业往往在不经意间就被不法员工钻了“空子”,从而造成少则几千、多则上百万的经济损失。

上述案例中,我们就看到,在长达3年多的时间里,苏某利用“薪资发放”侵占公司资金33万元,而始终没有被发现。万幸的是,最后公司在核对支出时,发现了该公司离职员工的工资仍然在照常发放,才使得苏某彻底漏出了马脚!可以说这种发现带着“侥幸”,如果苏某没有借用离职员工的名义,可能其舞弊暴露出来的时间还会大大延后,企业的损失还将持续增加!

在本案中,人员招聘、申请材料保管、工资卡开立、工资表制作等均由苏某一人操办,为其事前“虚构人头”提供了“便利”;而业务操作过程中,我们也注意到,该公司并没有实质性的复核监督,领导审批流于形式,进而为苏某最终“成事”一路开了“绿灯”!

造成这些问题出现的原因,我们认为,一则是源于赋予“大管家”的权利过大,且无牵制!二则是源于“授权审批”要求没有到位,且无问责机制。那么,企业该如何避免同类问题呢?

最优解决方案:合理“授权”+权责“对等”+跟进“考核”+持续“监督”

在经济下行压力加大的当下,出于人力成本的考量,企业可能或多或少的都会出现“大管家”,那么如何界定“大管家”的职务呢?安排哪些职务是合理的?哪些又不合理?哪些职务“放”在一起就有可能“失控”呢?

有效识别不相容职务,并予以适当分离

不相容职务分离的“核心”是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的人员进行处理,通过业务信息的传递,接受其他人员的监督和制约,从而最大限度的避免可能出现的遮掩、篡改。不论何种行业,从总体上看,不相容职务主要包括:经办、记录、保管、稽查、审批等五种。 即:经济业务的执行者与记录者、监督者要分离,保管者与使用者、记录者要分离等等。本案中,薪资编制与薪资稽查、审批、发放属于不相容职务;员工招聘、信息录入、增减调整与薪资编制属于不相容职务。

一般而言,企业在设计岗位职责时,应该首先系统化地全面辨识哪些职务不相容;其次,再协调安排人手,组合搭配职责,才能使得不相容职务之间能够形成有效的制衡机制,做到相互制约、相互监督,让业务的“信息”流转起来,而不是掌握在“个别”人手中。只有杜绝了“信息”沉淀,才能有效避免人为的“灰色”地带。

明确各岗位职责权限,并加以细化

在不相容职务分离的基础上,企业还需要秉承“权责对等”原则,进一步明确各岗位所授事项的责任、目标及权利范围,需要注意的是,岗位职责的文字描述应当具体、具有可操作性,并与制度相结合,突出指导性,避免以往经常会出现的简单粗暴式描述,诸如:“负责制作月度薪资表”;“负责审核员工薪资表”……等无量化,无要求的内容。

以人事行政部薪资专员为例,建议表述方式如下:

每月3日前,负责与人事经理一同从考勤系统中导出月度考勤明细表,并签字确认。

负责根据考勤明细表、外出/出差申请表、未打卡实际上班证明、请假单等完成考勤汇总表,根据考勤汇总表、薪酬调整证明、其他补贴证明单、月度考核评分、月度绩效奖励分配、奖惩……等相关资料计算员工上月薪资总额, 应扣个人所得税,编制实际发放薪资表,交人事经理审核。

对薪资计算的合理性、合法性、准确性负责等。

实施上,越是明确的岗位职责描述,越有利于执行者更好地理解自己的任务、责任和权利,从而能够更好地促使其主动的去做好相关工作。

授权不等于放权,持续监督跟进考核

授权以后,员工执行效果如何呢?授权不等于放权,企业有必要开展一系列配套活动,落实监督。轮岗是企业实施监督的手段之一,如若企业不具备定期轮岗条件,则有必要对关键岗位实施专项审计。

此外,权责对等、要求明确的岗位职责,也为绩效考核的“聚焦”奠定了坚实的基础。企业需要做的,就是进一步形成量化的考核指标体系(基于目标,按工作量设定合理权重及评分标准),并建立相应的问责机制,明确业务活动“可为”与“不可为”的界限,即:让每一位员工知道应该做什么,不应该做什么,同时,强调“违者必究”,从而真正让岗位职责规章制度等成为公司“带电”的“高压线”。

总结

我们认为,只有通过合理“授权”+权责“对等”+跟进“考核”+持续“监督”等多管齐下的管控手段,才能让员工清晰的知道自己的定位,明白自己应该干什么,怎么干,干到什么程度。这样既不扼杀员工的工作积极性,又能提升员工的责任心,并通过绩效考核的方式持续激励员工不断完善自我。如此才能保持企业良性的运转,为企业的长久发展保驾护航。

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