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大型营销活动九大风险及控制要点

2017-11-19 15:45:19 来源:风控网 浏览:151

活动营销的目的
1、品牌传播
2、项目造势
3、增加来访
4、创造传播
5、促进成交
6、联络关系
7、政府公关
风险一——审批风险
1、文化
2、公安
3、城管
4、消防
5、交警
6、其他政府部门
审批的风险防范要点
1、了解流程及禁忌
2、委托执行
3、跟踪落实
4、项目公司配合,加强力度
5、综合考虑,决定邀请政府领导的必要性、方式及级别

风险二——合作风险
1、演出公司
2、经纪公司
3、活动公司
4、活动场馆
合作的风险防范要点
1、演出公司——专业为先
(1)必须有大型活动承办经验(投标文件中需附活动案例);
(2)必须对投标单位进行背景调查;
(3)导演是关键。

2、经纪公司——合作度高
(1)争取直接见面或取得联系,以确认合作内容及要点;
(2)确认艺人经纪资格。

3、活动公司——协调力强
(1)必须是本地公司;
(2)如演出公司为非本地公司,则活动公司尤为重要,协调力强;
(3)参与专业意见,互为印证。

4、活动场馆——合作度与硬件兼顾
(1)必须是室内场馆;
(2)最好为新建或新装场馆(具备较高安全等级);
(3)合作度较好,对我方较重视;
(4)搭台时间相对宽松;
(5)了解是否有通讯信号屏蔽。
风险三——发票风险
(1)数量
(2)分布
(3)留票
(4)登记
(5)定价
(6)防伪
(7)座次
发票的风险控制要点
1、禁止超量发票;
2、观赏视角死角及高危看台区,尽量避免发票;
3、公安、文化、场馆等部门按惯例留票,需数量合理分布均匀,以保护我方利益;
4、所有我方发票必须登记联系方式;
其他部门发票,也建议登记联系方式,以备紧急通知;
5、票面定价只是营销技巧,绝对禁止售票;
所有票面加盖“赠票”章;
6、必须使用标准演出防伪门票;
7、贵宾票发票注意座次礼仪,并做好缺席调整预案。

风险四——艺人风险
1、到场
2、候场
3、上场
4、禁忌
5、对活动及万达的基本了解
6、知识产权
7、粉丝
艺人的风险控制要点
1、尽量提前一天到达项目所在城市;
2、要求提前至少半小时到场;
3、随时对接活动流程,确保最新流程告知;
4、提前了解禁忌(候场条件/上台次序/同台艺人/演出形式等);
5、安排现场专人电话联络及提醒;
6、提前提供场地、活动及万达信息供艺人了解,避免现场错误言论;
7、注意“粉丝”风险;
8、确认肖像权、转播权等版权事项。


风险五——布场风险
1、现场导示
2、现场工作人员
3、舞台区
4、后台区
5、总控台
6、观众区
7、贵宾区
8、通道
9、停车场
10、场馆外围
11、电力保证
12、公安及消防验收
布场的风险控制要点
1、现场导示
(1)高度重视,必须够醒目够多,不得遮挡;
(2)如原有导示不够清晰,必须加装;
(3)导示应符合动线顺序,活动前必须现场检查。
2、现场工作人员
(1)高度重视,我方必须配备足够多的工作人员
原则上内外部工作人员数量不少于观众人数的10%);
(2)岗前必须培训,既要了解本岗职责,也要了解整个场馆及活动信息;
(3)工作人员必须清楚上级对接人,以便及时汇报;
(4)对非我方工作人员,必须指定双方对接人;
(5)统一证件发放,做好工作证登记。
3、舞台区
(1)舞台必须由专业公司负责搭建;
(2)慎用特效搭建;
(3)禁止使用焰火(含冷焰火);
(4)舞台幕布及其他软性织物必须做防火处理(阻燃剂);
(5)用电安全,所有场地、通道的电线必须固定牢固并加覆盖,避免因踩踏而造成短路;
(6)舞台区必须有专人值守;
(7)少用高热光源。
4、后台区
(1)后台区必须有专人值守;
(2)独立通道及出入口;
(3)独立停车/下车区;
(4)设备堆放整齐,不得堵塞通道。
5、总控台
(1)现场总控台负责整体效果;
(2)舞台总控台解决演出问题;
(3)必须使用对讲机;
(4)营销副总在活动期间必须在总控台值守;
(5)营销副总需有助手跟随。
6、观众区
(1)所有通道必须保持开启状态,可以派人值守,但绝对不能上锁;
(2)看台分区之间可以分隔,但不得阻断;
(3)各看台分区必须有公安及工作人员值守。
7、贵宾区
(1)独立出入口及通道;
(2)专设隔离及保卫;
(3)保持内场区内通道宽敞畅通;
(4)设置消防器材;
(5)多设工作人员,专人接待“摆渡”引领。
8、通道
(1)确保所有通道畅通,无阻碍;
(2)导示清晰;
(3)确保消防应急灯可正常使用;
(4)主通道少放展示,避免人流驻足产生拥堵。
9、停车区
(1)导示清晰;
(2)预留贵宾及艺人车位,并与其专用通道对接;
(3)多设车辆引导人员;
(4)尽量人车分流。
10、场馆外围
(1)禁止使用氢气空飘;
(2)协调交管疏导交通;
(3)协调路边停车,避免交管罚款;
(4)注意外场桁架、展板的安全性;
(5)必须安排消防车及救护车(可停放在相对隐蔽处);
(6)必须安排警车及警力(可停放在明显处)。
11、电力保证
(1)提前确认电力正常;
(2)视情况配备应急供电车。
12、公安及消防验收
未通过公安及消防验收,活动不得举行。

风险六——入场风险
1、导示
2、入场时间
3、集中入场
4、安检
5、检票
6、领位
7、纠纷处理
入场的风险控制要点
1、现场导示清晰,并与门票一致;
2、尽量协调可提前入场;
3、如有团体观众需集中入场,需特别协调;
4、根据公安部门意见,决定是否设置机器安检程序;
5、检票口外可酌情设置蛇形排队通道,规范检票进场秩序;
6、由场馆方面负责检票,但我方需派人陪同服务,并必须有警员监视;
7、入场后各观众区需安排领位人员,接受咨询;
8、遇假票、逃票、走错入口、人员走失等意外情况,需及时另外处理,不得影响正常入场程序;
9、节目开始后,检票口仍需设人值守,不得封闭大门;
10、如非特别必要,建议大型活动最好在白天举行,以降低组织风险。
风险七——现场风险
1、开场
2、主题仪式
3、节目衔接
4、视频音频特效配合
5、节目调整
6、结束
7、人员拥挤踩踏
8、演出设备故障
9、突发消防意外
10、突发治安意外
11、突发医疗意外
现场的风险控制要点
1、必须彩排;
包括:
现场动线及导示系统现场检查
我方人员定位及走场
舞台效果联排(音像视频特效群舞等,含主持人串场);
要求艺人彩排(熟悉场地及调试音响视频等,可分散进行)。
2、如安排致辞、启动、抽奖等节目以外的活动环节,需提前彩排并调试效果;
3、设专人催场,确保艺人提前在台口候场;
4、准备1-2个救场节目;
5、除非特别必要,不提供有节目流程的节目单,以便调整节目程序;
6、重视串场词及视频内容的审查(串场词建议由演出单位编写,我方审定);
7、尊重专业意见;
8、开场前半小时开始视频及背景音乐播放,舒缓等待压力;
9、正式开场前5分钟广播(或主持人画外音)提示就坐;
10、建议按时开演;
如不得不推迟,需安排垫场节目,在主持人正式登场前演出(如沙画),
暗示“按时开场”,舒缓等待压力;
11、以主持人上场为节目真正开始的标志;
12、演出过程中慎用艺人与观众互动,避免拥挤及争抢;
13、结束要紧凑,主持人及时上场宣布活动结束及感谢;
14、舞台前设置隔离及保安,避免观众拥堵及“粉丝”冲台;
15、规范记者及拍照区;
16、做好礼仪小姐的培训,对重要环节、重要领导的礼仪小姐要专门培训;
17、预备应急广播及LED屏应急公示内容,遇意外及时疏导;
18、遇小规模意外事件,就近派人处理,演出宜正常推进以分散注意;
19、遇大规模意外时间,建议由警方配合广播,强调威慑;
20、主持人作用关键,应确保主持人与导演/营销副总及时对接,及时引导情绪;
21、活动现场必须保证不少于3台摄像系统,起到证据保全和威慑作用。

风险八——退场风险
1、通道
2、人员疏导
3、天气
4、人流车流疏散
5、特殊情况处理

退场的风险控制要点
1、退场前确保所有退场通道畅通、工作人员就位;
2、注意天气情况,如遇暴雨等极端气候状况,需提供一次性雨衣,以快速疏导退场;
3、外场人流、车流及时疏导,避免集中散场出现交通意外;
4、设置服务台,受理失物、走失等善后事项处理;
5、退场时出口外不得设置任何有可能阻碍人流疏散的障碍物或围栏(如有进场时设置的蛇形通道,退场前必须全部撤出)。

风险九——传播风险
1、事前传播
2、现场渲染
3、事后引导
4、扩大传播
5、舆论引导及控制

传播的风险控制要点
1、事先,营造“一票难求”的心理铺垫,为活动中客户情绪稳定奠定基础;
2、活动中,引导客户认识到万达客户量大及活动机会难得,这是现场传播的重点;
3、事后,及时回访到场者和未到场者,引导正面记忆,扩大传播效果;
4、强化事前、事后的媒体及网络炒作(特别重视新闻照片的运用);
5、可酌情准备一些参演明星签名纪念品,作为后续活动、宣传、公关之用;
6、做好负面消息的控制预案。

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